Kardex

UNIDAD 3: INVENTARIOS - MERCANCÍA

INVENTARIO

  Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de contar, pesar o medir las existencias de cualquier activo  bien tangible, por ej.: un inventario del parque automotor, de un supermercado, de la maquinaria, de los muebles, de las herramientas, etc.

 

En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existen­cias de los bienes destinados a la venta o a la producción para su posterior venta. Son la vida de la empresa.  Si recordamos la clasificación de las empresas según su actividad vamos a encontrar: inven­tarios de materia prima, productos en proceso o productos terminados en una empresa manufacturera; mercancías en una empresa comercial (específicamente es el tema de estudio en esta unidad) ; semovientes en una empre­sa ganadera;  productos agrícolas en una empresa agraria; construc­ciones en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de cada empresa.

 

El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las empresas y como constituyen una inver­sión, es necesario evitar que haya excedentes ociosos y costosos, así como disminuciones que puedan afectar el flujo de las opera­ciones del negocio.

 

En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

Sistemas de inventarios:   Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:

 

·         Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.

·         Sistema de inventario permanente o continuo.

 

Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la empresa hace inventario físico al final de cada período contable y durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario puesto que, cuando compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la salida de la mercancía.

 

En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario que la empresa realice  un inventario físico, es decir, un conteo de las unidades en existencia y su valoración.

 

Para determinar  el costo de lo  vendido en el sistema de inventario periódico o  juego de inventarios se  toma el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final.

 

 

El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros, consiste en registrar los movimientos de entrada y salida de cada una de las referencias que maneja la empresa y que deben fi­gurar en los rubros de inventarios.

 

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex.

 

El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocerlas existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.  El Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo. Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las necesidades de información de cada empresa, y se consiguen preimpresas en el mercado. El que aquí mostraremos es un rayado que nos parece muy práctico y sencillo.

 

En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computa­dora, recordemos que la máquina hace las mismas operaciones pero con mayor velocidad y precisión.

 

Cómo valorar los inventarios

 

Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada ar­tículo reemplaza la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de inventarios periódicos.  En dicha cuenta se lleva el regis­tro completo del movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras o devoluciones en ventas, como de las salidas por ven­ta o por devoluciones en compras.

 

Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en existencia, bien sea por valor de compra o de producción, la deci­sión siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del inventario y a las que quedan cuando existen unidades homogé­neas con distintos costos unitarios. Con este fin se han inventado muchísimos métodos, de los cuales aquí vamos a enseñar sola­mente los más conocidos y que estimamos de mayor uso en nues­tro medio.

 

Como primera medida, para cumplir con el principio conserva­dor o de prudencia generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar los inventarios al costo y nunca al precio de ven­ta. Más aún, hay empresas que registran al costo o al precio del mer­cado, el que sea más bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo al valor en que podemos com­prar en el mercado, o costo de reposición, y no al precio en que es­peramos vender.

 

 

FIFO O PEPS (Primeros en entrar, primeros en salir): La sigla FIFO viene del termino en inglés First In First Out que al es­pañol se traduce como: primeros en entrar primeros en salir y, cu­yas siglas son PEPS. Este sistema asigna al costo de ventas los precios más antiguos y al inventario los más recientes.

 

Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dará salida a las unidades con precios más antiguos, hasta que se agoten las compradas a igual precio, y luego a las siguientes en orden de antigüedad.

 

Cuando se manejan inventarios periódicos, al hacer el inventario físico final se dará a todas las unidades existentes el precio de las últimas compradas en el período, sin importar el número de unida­des que queden en el inventario, respecto al número de unidades compradas a dicho precio.

 

PROMEDIO PONDERADO: Éste es un método intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni los precios más antiguos ni los más nuevos, sino un valor promedio entre lo que haya disponible para la venta o producción.

 

En el método analítico o pormenorizado de inventarías periódi­cos, al final del ejercicio contable se saca un promedio ponderando unidades y precios de las unidades manejadas durante el ejercicio, y al inventario final se le da ese valor unitario promedio.

 

En el sistema de inventarios permanentes, el promedio pondera­do es móvil, ya que se debe ir cambiando cada vez que se compre a precios diferentes al promedio de los existentes.

 

 

EJEMPLO: La Empresa ZC LTDA,  utiliza Sistema de Inventario Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 20XX:

 

1. 1/09/20XX: presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.

 

2. 10/09/20XX: compra a crédito según factura No. 425               600 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

 

3. 12/09/20XX: devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A.

 

4. 27/09/20XX: vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575  a la empresa S Ltda.

 

5. 28/09/20XX: compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A, conceden plazo de 30 días para cancelar.

 

6. 29/09/20XX: le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda.

 

7. 30/09/20XX: Nos cancelan la deuda del cliente en efectivo

 

8. 30/09/20XX: Cancelamos la deuda de proveedores en cheque

 

 

SOLUCION

 

1. 1/09/20XX: presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800, correspondiente al aporte de los socios.

 

2.800 * 450 = 1.260.000

 

Código   Cuenta                                        Debe       Haber

1435        Mcías no fab por empresa     1.260.000

3115        Aportes Sociales                                     1.260.000

 

 

2. 10/09/20XX: compra a crédito según factura No. 425, 600 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

 

600 * 2.900 = 1.740.000

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     1.740.000

2205        Nacionales                                              1.740.000

 

3. 12/09/20XX: devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la empresa B S.A.

 

20 * 2.900 = 58.000

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

2205        Nacionales                              58.000

1435        Mcías no fab por empresa                     58.000

 

4. 27/09/20XX: vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575  a la empresa S Ltda.

 

VENTA: 400 * 4.700 = 1.880.000

COSTO: 400 * VALOR KARDEX

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1305        Deudores clientes                   1.880.000

4135        Comercio x may x menor                       1.880.000

 

 

COSTO DE VENTAS PEPS

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

6135        Comercio x may x menor        1.120.000             

1435        Mcías no fab por empresa                     1.120.000              

 

COSTO DE VENTAS PROMEDIO

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

6135        Comercio x may x menor        1.142.524             

1435        Mcías no fab por empresa                     1.142.524              

 

5. 28/09/20XX: compra según factura No. 251;  700 unidades con un valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A, conceden plazo de 30 días para cancelar.

 

700 * 2.900 = 2.030.000

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     2.030.000

2205        Proveedores                                           2.030.000

 

6. 29/09/20XX: le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a la empresa S Ltda.

 

VENTA: 15 * 4.700 = 70.500

COSTO: 15 * VALOR KARDEX

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

4175        Devolución ventas                  70.500

1305        Deudores clientes                                  70.500

 

 

COSTO DE VENTAS PEPS

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     42.000

6135        Comercio x may x menor                       42.000

                 

 

COSTO DE VENTAS PROMEDIO

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     42.844

6135        Comercio x may x menor                       42.844

 

 

7. 30/09/20XX: Nos cancelan la deuda del cliente en efectivo

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1105        Caja                                        1.809.500

1305        Deudores clientes                                    1.809.500

 

 

8. 30/09/20XX: Cancelamos la deuda de proveedores en cheque

 

 

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

2205        Proveedores B S.A.                3.712.000

1110        Bancos                                                   3.712.000

 

TALLER DE REPASO

 
La Empresa AY LTDA,  utiliza Sistema de Inventario Permanente, realiza las siguientes transacciones durante el mes de Septiembre  de 20XX, elabora el Kárdex y registra las transacciones por cada uno de los métodos.

 

ü  1/09/XX: Compra a según factura No. 682          1500 unidades con un valor unitario de $1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50% con cheque y por el saldo nos  conceden un plazo de 30 días.

ü  5/09/XX:  Vende 300  unidades a $2.100 según  factura 085  a la empresa  DR  S.A. quien cancela el 75% de contado y por el saldo se le concede un plazo de 15 días.

ü  10/09/XX: Vende a crédito 700 unidades a $2.100 cada una según factura No. 125  a la empresa R Ltda.

ü  11/09/XX: Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A correspondiente al  saldo de la factura 085.

ü  15/09/XX: Le devuelven 50 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 125 a la empresa R Ltda.

ü  18/09/XX: Paga con cheque el arriendo del mes actual por valor de $150.000

ü  20/09/XX: Compra a crédito según factura No. 645, 700 unidades con un valor unitario de $1.250 a la empresa CX S.A.

ü  25/09/XX: Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 682.

ü  26/09/XX: Devuelve 80 Unidades de la mercancía comprada según factura No. 645

ü  28/09/XX: Cancela mediante el giro de un cheque del banco Popular el saldo de la factura No. 645.

ü  30/09/XX: Vende al contado mediante factura No 151,    630 unidades a $2.100 cada una a la empresa HT Ltda.