Ciclo Contable

El ciclo contable es la sucesión sistemática, cronológica y ordenada de los hechos económicos, desde la creación de la organización hasta la preparación de los estados financieros, pasando por la elaboración de los comprobantes y libros contables que registran todos estos hechos comerciales.  Contablemente, este ciclo es un sistema de información que se utiliza como herramienta que facilita las decisiones de quien utiliza los reportes que genera.

 

El ciclo contable de una empresa se presenta en diferentes pasos, a saber:

ü  La Apertura Del Ente Económico

ü  Procesamiento De La Información Contable (Movimiento, Cierre)

ü  Reportes De Información

ü  Análisis Y Control

ü  Retroalimentación

 

 

LA APERTURA DEL ENTE ECONÓMICO

 

Consiste en la creación y constitución de la empresa, con los aportes de los socios registrados en el comprobante inicial denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares de contabilidad.  El ente económico debe tramitar para su constitución los siguientes pasos:

ü  Consulta de razón social ante la Cámara de Comercio, del domicilio principal  de la sociedad.

ü  Elaboración de los estatutos, los cuales se presentan en una notarla para elevarlos a escritura pública. (Al final del texto se anexan algunos ejemplos de escrituras públicas).

ü  Con la escritura pública de la sociedad, se tramita el registro mercantil en la respectiva Cámara de Comercio, mediante los formularios preestablecidos para tal fin.

ü  Con el certificado de constitución y gerencia, fotocopias de las cédulas de los socios y el formulario del RUT -Registro Único Tributario- ante la DIAN, para inscribirse como agente retenedor en la fuente y/o como responsable del IVA y solicitud del NIT.

 

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE (MOVIMIENTO, CIERRE)

 

Consiste en utilizar un sistema manual o sistematizado técnicamente aceptado para el registro de la información, desde la elaboración de los documentos soportes, comprobantes de diario y traslado a los libros auxiliares y principales de contabilidad.  Estos registros se elaboran con una periodicidad constante que puede ser diaria, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de las necesidades y características que tenga cada organización.

 

Dentro de este procesamiento de información contable se encuentra lo que se conoce con el nombre de cierre, donde se elaboran:

ü  Los asientos de ajustes

ü  La hoja de trabajo

ü  Y el comprobante de cierre.

 

REPORTES DE INFORMACIÓN

 

Como resultado de la etapa anterior, se emiten diferentes reportes y/o listados,  que permiten mostrar la situación económica, financiera y administrativa de un ente económico, como son los estados financieros y sus anexos.

 

ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros se constituyen en el principal medio para suministrar información fidedigna, objetiva e imparcial de aspectos de orden contable, económico y financiero para los socios y terceros que no tienen acceso a los registros de una empresa.

Mediante una codificación formal y estándar de nombres y cantidades de dinero que se derivan de los registros contables, es posible reflejar a una determinada fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.

 

Las condiciones que se deben cumplir para garantizar la confiabilidad de los estados financieros son las siguientes:

ü  Que su elaboración se haya efectuado teniendo en cuenta los principios contables generalmente aceptados.

ü  Que tales principios se hayan observado permanentemente durante todo el período contable.

ü  Que la información que presenten los estados financieros sea razonablemente adecuada.

ü  Normas Para Presentar Estados Financieros

ü  Se consolidan cuando tengan sucursales.

ü  Dar la información complementaria que se requiera con las notas a los mismos.

ü  Se relacionarán con las del período inmediatamente anterior.

ü  Se ordenarán según la perspectiva de la realización o liquidación en términos de tiempo y valores.

ü  Las cuentas deben organizarse en un orden lógico.

 

Usuarios De Los Estados Financieros

 

La información que se presenta en los estados financieros va dirigida básicamente a:

ü  La administración del ente económico, que le sirve para conocer su rendimiento, crecimiento, desarrollo y situación de la empresa, durante el período respectivo.

ü  Los socios, accionistas y/o propietarios para saber qué progreso financiero ha tenido la empresa y la rentabilidad de sus aportes.

ü  Los acreedores para determinar la liquidez del negocio y la garantía del cumplimiento de obligaciones adquiridas.

ü  El Estado para establecer si la liquidación y pago de impuestos se ha efectuado en la debida forma como lo exige la ley.

 

Clasificación

 

De acuerdo a las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se clasifican en estados de propósito general y de propósito especial:

 

Estados Financieros De Propósito General: Estos estados financieros son los que se preparan al cierre del período contable para ser conocidos y evaluados por usuarios indeterminados, con el objetivo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad del negocio para crecer o evolucionar favorablemente.

 

Se caracterizan porque son concretos, claros, neutros y de fácil consulta. Los estados financieros de propósito general se clasifican en estados financieros básicos y los estados financieros consolidados:

 

Estados Financieros Básicos

1- Balance general

2- Estado de resultados

3- Estado de cambios en el patrimonio

4- Estado de cambios en la situación financiera

5- Estado de flujos de efectivo.

 

Estados Financieros Consolidados: Son los estados que presentan la situación financiera, los resultados del período, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de efectivo de una matriz y sus subordinadas o un ente dominante y sus dominados, como si fuesen los estados financieros de una sola empresa.

 

Estados De Propósito Especial: Son los estados financieros que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable.

 

Se caracterizan por destinarse a uso o circulación limitada y por suministrar un mayor detalle de algunos registros, partidas u operaciones.

 

Los principales estados financieros de propósito especial son:

1-Balance inicial

2-Estados financieros de períodos intermedios

3-Estados de costos

4-Estado de inventarios

5-Estados financieros extraordinarios

6-Estados de liquidación

7-Estados financieros que se presentan a las autoridades

8-Estados financieros preparados sobre una base comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

 

Estados Financieros Comparativos: Son los estados que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

 

Los estados financieros se comparan con los de períodos inmediatamente anteriores siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. Por ejemplo: estados financieros de dos meses consecutivos del mismo año o estados financieros con fecha de corte del mismo mes y de un año inmediatamente anterior.

 

La comparación de estados financieros no es obligatoria cuando no sea pertinente, circunstancia ésta que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

 

Estados Financieros Certificados Y Dictaminados: Son los estados financieros que están firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado o revisor fiscal si existiere en la empresa, quienes dan testimonio de que han sido tomados fielmente de los libros oficiales.

 

Los estados financieros dictaminados se acompañan de la opinión profesional de un contador público que los hubiere examinado y analizado con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

 

El Balance General

 

El balance general se constituye en el estado financiero básico por excelencia que contiene información a una fecha determinada acerca de la situación financiera de una empresa.  Su principal objetivo es presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos o activos y sus obligaciones o pasivo y la inversión de los socios o propietarios o patrimonio, valuados y determinados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

 

El balance general presenta el saldo que tienen las cuentas reales a una fecha determinada en el Libro Mayor. Se debe preparar por lo menos una vez al año a diciembre 31, firmado por los responsables de su elaboración: el contador público, el revisor fiscal y el gerente. Cuando el balance general corresponda a la situación financiera de una sociedad, debe ser aprobado por la asamblea general de la misma.

 

Partes De Un Balance General: Un balance debe contener los siguientes  renglones:

* El Encabezamiento: Que contiene el nombre o razón social de la empresa, nombre del estado financiero y fecha de corte del mismo.

* El Cuerpo O Contenido: El balance general revela el saldo de las cuentas reales que arroja el libro mayor, las cuales se presentan cumpliendo la base de la ecuación patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio

* Las Firmas: El balance general debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración: el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional vigente y el gerente.

* Notas Explicativas Al Balance General: éstas se presentan como un anexo al balance general y cumplen con la función de ampliar y detallar la información acerca de la cuenta a la que hace referencia, como también sobre las políticas y el sistema contable.

 

Formas De Presentación De Un Balance: Un balance general se puede presentar de dos formas:

 

En Forma Horizontal O De Cuenta: este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial:

 

En Forma Vertical O De Reporte: Presenta las cuentas del activo seguidas de las cuentas del pasivo y, por último en la misma columna las cuentas del patrimonio.

Datos A Tener En Cuenta Para La Elaboración Del Balance

 

• Los valores se obtienen de los saldos del libro mayor.
• En el balance deben aparecer sólo las cuentas reales (Activos, Pasivos, Patrimonio).
• El saldo de las cuentas se deben presentar por su valor neto, por ejemplo cuenta clientes menos la provisión de cartera, propiedad planta y equipo menos depreciación acumulada.
• Los saldos créditos en las cuentas de bancos y clientes se deben reclasificar al pasivo.
• Las notas a los estados financieros deben explicar los saldos de la mayoría de las cuentas de control como por ejemplo: bancos, clientes, propiedad planta y equipo, inventario, inversiones, acreedores varios, proveedores, diferidos y etc.

 

Estado De Resultados

 

Es el estado básico que contiene el informe de actividades del ente económico durante un período determinado. Este estado refleja el total de gastos y de ingresos y su diferencia durante el período contable es la utilidad o pérdida del ejercicio.  Se presenta como un anexo o complemento al balance general, en el que se determina como se obtuvo la utilidad o pérdida del ejercicio.

 

Este estado comprende las cuentas nominales, transitorias o de resultado, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos. Las cantidades deben corresponder a los saldos ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares o a los valores que resultan en la sección de ganancias y pérdidas.

 

Partes Del Estado De Resultado:

* Encabezamiento: comprende el nombre o razón social del ente económico, el número del NIT y período con fecha inicial y final.

* Contenido: se presentan las cuentas nominales, así:

 

* Firmas: debe incluir las firmas de los responsables de su elaboración: el contador público y el revisor fiscal con matrícula profesional vigente y el gerente.

 

ANÁLISIS Y CONTROL

 

Los estados financieros permiten hacer un diagnóstico de cómo es la situación económica, financiera y administrativa de la empresa a una fecha determinada, utilizando las herramientas que nos brinda el análisis financiero.  Con base en el estudio de la situación de la empresa, los usuarios de la información contable cuentan con las pautas y razones necesarias para una acertada toma de decisiones respecto a la parte económica, financiera y administrativa de la empresa, así como los mecanismos de control más adecuados para el buen funcionamiento de la misma.

 

RETROALIMENTACIÓN

 

Finalmente, cada uno de los reportes anteriores nos permite volver a alimentar el sistema contable para obtener información nueva y útil para el ente económico.

 

 

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

 

• CORAL GUDIÑO. Contabilidad Universitaria: Editorial McGraw Hill. Santa Fe de Bogotá. 1.996.
• Código de Comercio
• Decreto 2649/93 – Decreto 2650/93
• ROMERO, ROMERO Rosa Imelda, JARA CABUYA, Gloria Janeth , Contabilidad General, editorial UNAD.
• DÍAZ, Hernando, Contabilidad General, Prentice Hall (Pearson), 2001
• WARREN, REEVE, FESS: Contabilidad Financiera, Thomson Editores, 7a ed.
• JONES, WERNER, TERREL Y TERREL, Introducción a la Contabilidad Financiera, Prentice Hall
• POLANCO, Luis. Contabilidad: sistema de información para las organizaciones. Mc Graw Hill.
• HARGADON, Jr. Bernard y MUNERA, C Armando. Principios de contabilidad. 4 ed. Ed. Norma.
• Contabilidad, Sistema de Información para las Organizaciones, Sinisterra Gonzalo, Mc Graw Hill, 2001.
• LEGIS, Cartilla Laboral, 2010.
• LEGIS, Cartilla IVA, 2010.
• LEGIS, Cartilla Retención en la fuente,  2010

 

 

TALLER DE APLICACIÓN Nº 3

 

1. Realice un mapa mental de los elementos esenciales del contrato de trabajo
2. Realice un paralelo donde incluya los pagos que constituyen y los pagos que no constituyen salario
3. Realice un mapa conceptual donde se vean las diferentes causales de terminación del contrato de trabajo
4. Realice un mapa mental de los pasos del ciclo contabel de una empresa