Unidad 3 - Evidencia y Papeles Trabajo
LA EVIDENCIA EN
Las evidencias en
ü Objetivo para el que se obtiene la evidencia
ü Método utilizado para obtenerla
ü Fuente de la que es obtenidas
OBJETIVO PARA EL QUE SE OBTIENE LA EVIDENCIA
Aunque todas las evidencias en
PROCEDIMIENTO UTILIZADO PARA OBTENERLA
Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a la temática sujeta a examen, mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultanea o sucesiva.
OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
La época en que los procedimientos de auditoria se van a aplicar se llama oportunidad, no es conveniente realizar los procedimientos de auditoria relativos a los exámenes de los estados financieros a la fecha del examen de estos son más útiles se aplican mejor en una fecha anterior o posterior.
TÉCNICAS DE AUDITORIA
ü Inspección
ü Observación
ü Interrogatorio
ü Confirmación
ü Cálculo
ü Revisión analítica
ü Estudio general
ü Investigación
ü Declaración
ü Certificación.
La inspección implica examinar los registros y documentos que respalden las transacciones y saldos, y examinar los activos tangibles representados por las partidas de los estados financieros. La inspección de los registros y documentos, ofrece evidencia de los diversos grados de confiabilidad, según la fuente y la naturaleza de los registros, si el cliente ha efectuado toda la comprobación de los documentos de respaldo que exigen los sistemas contables y de control interno, y si la transacción ha sido debidamente autorizada, y parece razonable en el contexto de las actividades del cliente.
La observación, consiste en controlar un proceso o procedimiento que está realizando otra persona. Por ejemplo, la observación y prueba que un auditor hace de un inventario físico efectuado por el personal del cliente.
El interrogatorio, consiste en buscar la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Los interrogantes podrán variar desde las formales por escrito, dirigidas a terceras personas, hasta consultas informales orales, dirigidas a la dirección o al personal del cliente. Las respuestas a las preguntas podrán proporcionarnos nueva información o corroborar la evidencia. Siempre que se obtengan evidencias orales, se debe documentar cuáles fueron las partes involucradas y la esencia de la conversación en la que estas fueron obtenidas, mediante memorandos.
La confirmación, consiste en la respuesta a una pregunta o solicitud para corroborar la información obtenida en los registros contables, tal como una circular o una muestra representativa de los deudores, para que confirmen los saldos vigentes que aparecen en los estados financieros.
El objetivo fundamental de obtener manifestaciones del cliente consiste en confirmar las declaraciones orales ofrecidas e indicar y documentar la exactitud de tales declaraciones. Las manifestaciones por escrito emanadas de la dirección, bajo la forma de carta de manifestaciones dirigidas al auditor generalmente estarán firmadas por los directores generales y financieros.
Cálculos: Podemos comprobar directamente la exactitud aritmética de los documentos de origen y de los requisitos contables, efectuando cálculos independientes.
Revisión analítica, es el término usado para describir la variedad de técnicas disponibles para evaluar la racionalidad de los estados financieros. El análisis de las tendencias y relaciones financieras implicará la revisión de las situación financiera y la marcha del cliente, expresados por indicadores; cerciorándose si estos índices tienen o deben tener una relación lógica obteniendo explicaciones razonables sobre los movimientos inusuales y determinando si lo que encontramos reflejan la necesidad de procedimientos de Auditoría adicionales.
Además de utilizar la revisión de los estados interinos o los estados financieros de gestión interna como una guía importante en la planeación del trabajo de Auditoría, los procedimientos de revisión analítica proporcionarán una fuente importante de evidencia durante
Estudio general. Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de los rubros y partidas importantes. Esta apreciación se realiza aplicando el juicio profesional del contador público en este caso el auditor que basado en su preparación y experiencia podrá obtener de los datos e información de la empresa, situaciones importantes que pudiera requerir su atención e especial.
La investigación. Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.
Declaración. Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general con la firma de la autoridad competente.
FUENTE DE LA QUE ES OBTENIDA
La confiabilidad de las evidencias en la Auditoría estará afectada por la fuente y forma en que se obtienen. Por eso, las evidencias que provienen del cliente o a través del mismo serán menos confiables que las pruebas que sean más independientes del cliente. Las siguientes generalizaciones podrán ser útiles para evaluar la fiabilidad de las evidencias internas.
ü Evidencias externas son mucho más confiables que las evidencias internas.
ü Evidencias internas son más confiables cuando el sistema contable de control interno del cliente es satisfactorio.
ü Evidencias directamente obtenidas por nosotros son más confiables que las evidencias obtenidas a través del cliente.
ü Evidencias en forma de documentos y manifestaciones por escrito son más confiables que las manifestaciones orales.
Selección de las evidencias en la auditoría
Aun cuando confiemos en los controles internos de un cliente será necesario realizar algunas pruebas sustantivas. Cuando no tengamos ninguna confianza en los sistemas de control del cliente, las conclusiones de
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO EN LA AUDITORÍA
En vista de la concentración en los aspectos materiales de los estados financieros, los programas de pruebas se deberán concentrar en las áreas significativas y en las áreas en que existe probabilidad de error importante o fraude. Aunque pueda resultar adecuado someter otras áreas de la actividad del cliente a los procedimientos de revisión analítica, para asegurarnos que no hemos errado en nuestro juicio sobre la importancia de un área, por lo general no se planificará un trabajo más detallado cuando se trate de áreas no significativas.
ALCANCE DE LAS EVIDENCIAS EN LA AUDITORÍA
Después de la selección de aquellos procedimientos que se deban ejecutar, será necesario establecer el volumen de pruebas a realizar, es decir el volumen o amplitud de las muestras a seleccionar.
El muestreo en Auditoría se utiliza siempre que se examine menos del 100% de un saldo de cuenta o tipo de transacción con el fin de evaluar alguna característica de éstas. Cuando se examine cada elemento que forma parte de un saldo de cuenta o tipo de transacción, no se aplica el muestreo en Auditoría, ya que no se extrae ninguna conclusión sobre la población no sujeta a prueba, a partir del análisis de estos elementos. Por ejemplo, el muestreo en Auditoría no se aplicará cuando examinemos elementos que tengan mayor probabilidad de contener errores, o todos los elementos de la población, con excepción de aquellos elementos que sean inmateriales, individualmente o en el conjunto.
Siempre que se usen técnicas de muestreo, existe la posibilidad de que las conclusiones del auditor sean diferentes de las conclusiones que se obtendrían, si se aplicara la prueba a todos los elementos de la población. Esta Posibilidad es conocida como “riesgo de muestreo” varía en proporción inversa al volumen de la muestra; una muestra más pequeña implicará un riesgo de muestreo mayor, y este debe ser tenido en cuenta siempre que se esté planificando y evaluando un procedimiento de muestreo. Cuando se usen técnicas estadísticas, se podrá cuantificar el riesgo de muestreo. Cualquier procedimiento de muestreo que no cuantifique el riesgo constituya una muestra no estadística.
Las muestras seleccionadas para la prueba, deberán ser representativas de las poblaciones de que forman parte. Dos métodos aceptables para seleccionar las muestras representativas, son:
ü Muestreo sistemático, es decir, en base al elemento número “n”, comenzando al azar, desde uno o más puntos (el muestreo sistemático no debe usarse cuando se trata de obtener una conclusión estadística).
ü Muestreo al azar, sin limitaciones, mediante el uso de tablas de números aleatorios, o mediante la generación, por computador de elementos al azar.
EVALUACIÓN DE LAS EVIDENCIAS EN LA AUDITORÍA
La evaluación de las evidencias en
A pesar de un buen sistema contable y de procedimientos satisfactorios de control contable interno empleados por el cliente, si las siguientes circunstancias no están razonablemente explicadas, nos podrán llevar a preguntarnos si existen errores importantes o la posibilidad de fraude:
ü Discrepancias en los registros contables, tal como una diferencia entre una cuenta de mayor y sus registros auxiliares.
ü Diferencias puestas de manifiesto en las confirmaciones, Respuesta a las circulares de confirmación significativamente inferior en número, a la prevista.
ü Transacciones no justificadas por la documentación adecuada.
ü Transacciones no registradas de acuerdo con la autorización general o especifica de la dirección y La realización de transacciones inusuales al finalizar o próximo a finalizar el ejercicio.
DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
DEFINICIÓN
La tercera norma de Auditoría, relativa a la ejecución del trabajo establece:
Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio de análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de Auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros sujetos a revisión
Para la adquisición de la evidencia que señala esta norma, el auditor debe preparar papeles de trabajo. Algunos de estos papeles de trabajo pueden tomar la forma de:
ü Cédulas contables, como las conciliaciones bancarias o análisis de cuentas del Mayor.
ü Otros pueden consistir en copias de correspondencia, extractos de actas de asamblea de accionistas y Juntas Directivas, gráficas de organización, balances de comprobación, programas de Auditoría, cuestionarios de control interno, confirmaciones obtenidas de clientes, certificaciones, etc.
Todas estas diferentes cédulas, hojas de análisis, listas y documentos, forman parte de los papeles de trabajo del auditor o Revisor Fiscal.
El término papeles de trabajo es, en consecuencia, amplio, incluye toda la evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha efectuado, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido.
En los papeles de trabajo el auditor tiene las bases para preparar su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional tenida en el curso de su investigación.
Los papeles de trabajo de una Auditoría o revisoría fiscal, son el soporte de la afirmación que hace el auditor en el dictamen cuando expresa: “Mi examen fue hecho de acuerdo con normas de Auditoría generalmente aceptadas y por consiguiente incluyó la obtención de la información necesaria para el fiel cumplimiento de mis funciones las pruebas de los documentos y registros de contabilidad, así como otros procedimientos de Auditoría que considere necesarios y convenientes en las circunstancias”.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda la evidencia obtenida por el auditor y cumplen los siguientes objetivos fundamentales.
ü Facilitar la preparación del informe de Auditoría y revisoría fiscal.
ü Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
ü Proporcionar información para la preparación de declaraciones de impuestos y documentos de registro para la Comisión Nacional de Valores y otros organismos de control y vigilancia del estado.
ü Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de Auditoría.
ü Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de Auditoría aplicados.
ü Servir de guía en exámenes subsecuentes.
Estos objetivos son aplicables en el caso de papeles de trabajo preparados para auditorias y revisorías fiscales anuales recurrentes y adaptables tanto para auditorías no recurrentes como a investigaciones especiales.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE UNOS BUENOS PAPELES DE TRABAJO
La habilidad técnica y la destreza profesional del Contador Público se reflejan en los papeles de trabajo que prepara.
Para realizar una Auditoría de acuerdo con las más altas normas de calidad profesional, el auditor debe conceder verdadera importancia a la preparación de sus papeles de trabajo y para cumplir con esta finalidad, debe, en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua, en segundo término.
Deberá preparar y organizar los papeles de trabajo en forma que facilite su rápida localización y su fácil entendimiento por parte de otras personas:
Se consideran completos los papeles de trabajo, cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación de un informe.
No existe una norma generalmente aceptada, aplicable a la preparación de los papeles de trabajo y son muchos los casos en que la información adecuada en los papeles de trabajo radica en una simple anotación en la que el auditor indique que los documentos fueron examinados.
Los papeles de trabajo deben identificar claramente las expresiones informativas y los problemas de juicio o criterio.
Cualquier dato informativo o cifras contenidas en el informe de Auditoría deberán estar respaldados en los papeles de trabajo.
A medida que el auditor avanza en su examen debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes.
Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier cédula o análisis preparados durante cualquier etapa de
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el auditor, las razones que les asistieron para seguir algunos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a examen.
Como los papeles de trabajo pueden ser examinados por terceras personas, deben ser revisados por los supervisores y gerentes de Auditoría para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo de Auditoría del personal sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.
Debe tenerse presente, que muchas veces el informe de Auditoría no es preparado por el auditor que efectuó el examen sino por un gerente o socio, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auditor responsable de los papeles de trabajo.
PLANEACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación de papeles de trabajo adecuados, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso de la Auditoría.
A medida que se va desarrollando el proceso de verificación el auditor debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva.
Papeles de trabajo no planeado, preparado apresuradamente y sin visión, raras veces cumplen su cometido, pudiendo ser necesaria la repetición del trabajo de investigación con el objeto de remediar las deficiencias encontradas en los mismos, con lo que se emplea doble tiempo.
FORMA Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
El auditor deberá preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proporcionar una comprensión global de
El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de Auditoría desarrollados, y por lo tanto los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia en
La extensión de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional ya que ni es necesario ni práctico documentar todos los asuntos que el auditor considera. Al evaluar la extensión de los papeles de trabajo que se deberán preparar y ser retenidos, puede ser útil para el auditor considerar qué es lo que sería necesario para proporcionar a otro auditor sin experiencia previa con
La forma y contenido de los papeles de trabajo son afectadas por asuntos como:
ü La naturaleza del trabajo.
ü La forma del dictamen del auditor.
ü La naturaleza y complejidad del negocio.
ü La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad.
ü Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión, y revisión del trabajo realizado por los auxiliares.
ü Metodología y tecnología de Auditoría específicas usadas en el curso de la Auditoría.
Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada Auditoría en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machotes, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.
Para mejorar la eficiencia de
Los papeles de trabajo regularmente incluyen:
ü Información referente a la estructura organizacional de la entidad.
ü Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y minutas.
ü Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad.
ü Evidencia del proceso de planeación incluyendo programas de Auditoría y cualesquier cambios al respecto.
ü Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.
ü Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquiera revisiones al respecto.
ü Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de Auditoría interna y las conclusiones alcanzadas.
ü Análisis de transacciones y balances.
ü Análisis de tendencias e índices importantes.
ü Un registro de la naturaleza, tiempos, y grado de los procedimientos de Auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
ü Evidencia de que el trabajo realizado por los auxiliares fue supervisado y revisado.
ü Una indicación sobre quién desempeñó los procedimientos de Auditoría y cuándo fueron desarrollados.
ü Detalles de procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor.
ü Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes,
ü Copias de cartas o notas referentes a asuntos de Auditoría comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
ü Cartas de representación recibidas de la entidad.
ü Conclusiones alcanzadas por el auditor concernientes a aspectos importantes de la Auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor.
ü Copias de los estados financieros y dictamen del auditor.
CARACTERÍSTICAS DE LAS CEDULAS Y HOJAS DE ANÁLISIS
Siempre existen caminos alternativos en la preparación de un tipo determinado de papel de trabajo.
Normalmente es conveniente estudiar la forma de cédula u hoja de análisis utilizada en
Regularmente, se utiliza una hoja de trabajo para cada partida o cuenta sujeta a análisis comprobación; sin embargo hay ocasiones en que se combinan adecuadamente papeles de trabajo que cubren cuentas diferentes, relacionadas entre sí.
En algunas circunstancias es conveniente mostrar en una solo cédula los documentos por pagar, los intereses acumulados por pagar y los intereses pagados por anticipado. También las depreciaciones acumuladas y las depreciaciones causadas y cargadas a gastos, son regularmente analizadas en una sola hoja de trabajo.
El auditor, siempre debe tener en mente la posible necesidad de ampliación de una hoja de trabajo, nueva información y partidas no descubiertas con anterioridad pueden surgir en cualquier momento en el curso de
En vista de que generalmente no es conveniente la expansión horizontal de una hoja de trabajo, es conveniente planearlas con la mira de una posible expansión vertical. Es, obviamente más práctico pasar los totales a una segunda página que ampliar el largo de una hoja de trabajo.
Las hojas de trabajo deben tener un tamaño estándar, lo cual es un requisito esencial para su adecuado y esmerado archivo en el expediente de papeles de trabajo.
En vista de que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el auditor, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo, hay algunas categorías generales dentro las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo.
ü Programa de Auditoría
ü Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar
ü Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
ü Asientos de ajustes y de reclasificaciones
ü Cédulas, hojas de análisis y otros papeles de soporte
ü Extractos de actas y otros papeles narrativos
ü Certificaciones y confirmaciones
ü Escrituras de constitución y reformas
ü Borradores de informe de Auditoría y de los estados financieros
EXPEDIENTES DE AUDITORÍA
Los papeles de trabajo contendrán los legajos o archivos necesarios de acuerdo con el tamaño de la compañía que se examina, pero regularmente, el auditor tiene para cada cliente dos clases de expedientes.
ü Expediente de la Auditoría anual, y
ü Expediente de archivo permanente
El expediente de
El archivo permanente cumple tres objetivos:
ü Refrescar la memoria del auditor acerca de partidas aplicables en un período de varios años.
ü Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de las políticas y de la organización del cliente, y
ü Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación año tras año.
La mayor parte de la información contenida en el archivo permanente, es obtenida en el curso de la primera Auditoría y una considerable parte del tiempo invertido en la primera Auditoría se dedica a la obtención y evaluación de información general como la siguiente:
ü Extracto de la Escritura de Constitución de la compañía.
ü Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.
ü Reglamentos de emisión de acciones y obligaciones
ü Contratos de arrendamientos, patentes, estudio actuarial de pensiones de jubilación, participación de utilidades y bonificaciones, contratos de obligaciones a largo plazo y garantías.
ü Gráficas de organización y alcance de autoridad y responsabilidad de los funcionarios.
ü Condiciones de la planta, procesos de fabricación y principales productos.
ü Extractos de actas de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva.
ü Análisis de cuentas “permanentes”, tales como terrenos, capital social y pasivo a largo plazo.
Toda esta información deberá ser cuidadosamente conservada por el auditor en el expediente de archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición de trabajo durante exámenes subsecuentes.
Las Auditoría respectivas pueden ser planeadas en forma más eficiente por medio del estudio del archivo permanente y los nuevos miembros el cuerpo de auditores, pueden obtener, en consecuencia, una conveniente disposición hacia las políticas y problemas del cliente.
Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado en el curso de cada Auditoría, haciendo los cambios a que haya lugar.
El archivo permanente deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia, y ser convenientemente conservada de tal manera que pueda ser utilizada en cada nuevo examen.
ÍNDICES, PROTECCIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Y MARCAS DE COMPROBACIÓN
Es necesario la anotación de índices en los papeles de trabajo, ya sea en el curso de
Existen muchas alternativas en cuanto a la inclusión de índices, la mayoría de las cuales son satisfactorias.
La siguiente, es un ejemplo de tales alternativas:
|
IF |
Informe de Auditoría |
|
IF – 1 |
Balance general |
|
IF – 2 |
Estado de resultados |
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IF – 3 |
Estado de cambios en la situación financiera |
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IF – 4 |
Estado de Flujos de Efectivo |
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IF – 5 |
Estado de Cambios en el Patrimonio |
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IF – 6 |
Notas a los estados financieros |
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IF – 7 |
Información complementaria |
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BG. |
Hoja de trabajo del balance de comprobación |
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AL. |
Asientos de ajustes |
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A. |
Caja y bancos |
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B. |
Inversiones realizables |
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C. |
Documentos y cuentas por cobrar |
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D. |
Inventarios |
|
E. |
Gastos anticipados y otros cargos diferidos |
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F. |
Propiedades, planta y equipo y depreciación acumulada. |
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G hasta L |
Otros activos |
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M. |
Obligaciones, documentos y cuentas por pagar |
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N. |
Gastos causados por pagar y prestaciones sociales |
|
Ñ. |
Impuestos y retenciones por pagar |
|
O. |
Otros pasivos y provisiones no corrientes |
|
P. |
Obligaciones no corrientes |
|
Q. |
Otros pasivos y provisiones no corrientes |
|
R. |
Patrimonio de los socios o accionistas |
|
S. |
Ingresos de operación |
|
T. |
Costos de operación |
El sistema de indicar varias cédulas relacionadas con la hoja de trabajo del balance de comprobación es el siguiente:
A. CAJA Y BANCOS
A-1 CAJA MENOR
A-2 CAJA GENERAL
A-3 BANCOS
A-2 CAJA GENERAL
A-2/1 Arqueo de caja
A-2/2 Pruebas de corte
A-2/3 Pruebas de depósito posterior
A-2/2-1 Relación de cheques devueltos
A-2/2-2 Consignación posterior de cheques devueltos
A-2/2-3 Indagatoria sobre cheques devueltos
Los índices deberán ser escritos con lápices de color en el margen superior derecho de cada papel de trabajo. Siempre que en un papel de trabajo se haga referencia a otro, deberá existir un adecuado índice cruzado. Las cédulas siempre deberán contener, en alguna forma, referencias a lo la hoja de trabajo.
Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fácilmente.
MARCAS DE COMPROBACIÓN
Para dar mejor presentación a la cédula o planillas, ahorrar espacio y tiempo se usan las marcas de comprobación donde un paso de Auditoría se repite con respecto a los datos que figuran en un anexo o cédula.
Se debe utilizar un color diferente al de lápiz que se usa en la planilla, para hacer las marcas de comprobación. Las marcas deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. Las siguientes son las marcas usadas con más frecuencia en la Auditoría.
NORMAS PARA LA PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
Un auditor puede ser juzgado por sus papeles de trabajo y cuando estos son preparados con debida atención a la planeación, concepción y legibilidad, con títulos completos y explicación, en cuanto a la fuente de información y el trabajo de verificación efectuado, produce confianza en el auditor que los preparó.
Los papeles de trabajo deben dar una impresión de metodología y orden, de consiente atención al detalle, aunada a una clara distinción entre lo importante y lo trivial.
Las siguientes NORMAS deben observarse en la PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO:
ü Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del cliente, una descripción de la información presentada, el período cubierto y la fecha correspondiente.
ü Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier información de valor suficiente para requerir su inclusión en los papeles de trabajo, amerita una hoja completa sobre su título descriptivo. Sólo debe utilizarse el anverso de cada hoja para evitar pasar por alto información registrada en el reverso.
ü Cada papel de trabajo deberá contener el nombre o iniciales del auditor que los preparó, la fecha en que fue preparado y el nombre o iniciales del encargado de la Auditoría y del supervisor que los reviso. Regularmente se imprimen, con esta finalidad espacios en los papeles de trabajo.
ü La completa y específica identificación de las cuentas analizadas, empleados entrevistados y documentos examinados, es indispensable para lograr un buen trabajo de Auditoría. Existe, con frecuencia, la tentación de omitir detalles tales como el nombre completo y jerarquía de un empleado mencionado en los papeles de trabajo, o la fecha y fuente de un documento revisado. Tales omisiones provocan frecuentemente situaciones embarazosas para el auditor que efectúa una revisión subsecuente de los resultados de las auditorías y, además, constituyen huellas de un apresuramiento ineficaz, que a la larga se traduce en un substancial desperdicio de tiempo.
ü Todos los papeles de trabajo deben contener índices que los relacione con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada cuenta control o función básica, a la cual se referirán todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deberá existir un adecuado índice cruzado.
ü La fuente de la información mencionada en cada hoja de trabajo debe estar claramente establecida. En la mente del supervisor no deberá existir lugar a dudas en cuanto a si la información se obtuvo de una cuenta del Mayor, un reporte financiero, una factura y otra.
ü La naturaleza del trabajo de comprobación efectuado por el auditor, debe indicarse en cada hoja de trabajo. Una revisión de facturas pagadas, por ejemplo, podría complementarse con pruebas selectivas de los pedidos respectivos que comprueben la autenticidad de las facturas examinadas, la descripción de este procedimiento de verificación debe incluirse en el papel de trabajo. El hecho de copiar de los registros, no es, en sí mismo, una verificación. Los papeles de trabajo deben escribir los procedimientos de verificación aplicados en lugar de ser dedicados al detalle de las cantidades examinadas. Simple copia de cifras, sólo reflejan el hecho de que el auditor no sabe cómo conducir su examen. En lugar de transcribir amplios documentos y registros, el auditor debe adoptar el más eficiente y práctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.
ü La extensión y alcance de la pruebas selectivas, deben ser claramente mencionados en cada fase de la Auditoría en la que le procedimiento sea aplicado. En el examen de los gastos de reparación, por ejemplo, el auditor podría, al examinar el l0 de todas las facturas, cubrir el 90% del total de los cargos comprendidos. La creciente confianza en las pruebas selectivas, tipifica la actual práctica profesional; los papeles de trabajo deben revelar el carácter y el alcance de todas las pruebas efectuadas.
ü La finalidad de cada papel de trabajo y su relación con el objetivo de la Auditoría, deberán ser claros, cualquier información obtenida que demuestre ser inapropiada puede ser destruida para evitar que cause confusión en los papeles de trabajo.
ü A medida que avanza la Auditoría, debe elaborarse una hoja o lista de asuntos pendientes de investigación. En el curso del examen surgen muchos problemas que no pueden ser solucionados de inmediato y por medio de listado de esos puntos, en una hoja destinada a esa finalidad. El auditor puede interrumpir el trabajo que se está efectuando, sin correr el riesgo de que el problema se olvide, antes de concluir la Auditoría, la lista de pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto.
ü Se podrá lograr un ahorro considerable de tiempo, utilizando los servicios del personal de cliente. El cliente está normalmente gustoso de proporcionar esta cooperación ya que el costo de la Auditoría se verá reducido y su eficiencia se incrementará al liberar al auditor de tanto trabajo de detalle como sea posible. Sin embargo, el sentido común nos indica que tales arreglos deben convenirse previamente entre el auditor y el cliente. Las cédulas preparadas para el auditor, por empleados del cliente, deberán sujetarse a verificaciones y. pruebas selectivas y nunca aceptarse sin previa comprobación.
ü El uso externo de marcas con lápiz de color, puede ayudar a identificar los procedimientos seguidos en la preparación de un papel de trabajo y evitar largas explicaciones. Por ejemplo, una marca roja colocada al lado de las cifras de una hoja de trabajo, puede significar que el saldo de la cuenta respectiva fue verificado por medio de la suma de columnas de cargo y crédito o la letra “E” colocada al lado de las cifras que representan las inversiones en acciones y valores puede significar que tales cuentas fueron examinadas. Siempre que se empleen marcas o símbolos, estos deben ser acompañados por una leyenda que explique su significado. Nunca deberán anotarse marcas o símbolos antes de que el procedimiento que amparan hubiese sido ejecutado.
ü Los papeles de trabajo deben ser colocados en el expediente respectivo. Generalmente, es recomendable mantener los papeles de trabajo en el orden en que aparecerán al ser finalmente archivados.
ü La repetición de papeles de trabajo se considera como una evidencia de ineficiencia e inadecuada planeación. Existe poca o ninguna justificación respecto a la práctica de registrar información en un tipo de papel o en una forma que requiera su repetición. El adagio dice: “escríbelo una vez y escríbelo bien”. Es tan aplicable a la elaboración de papeles de Auditoría como lo es en el registro de fases contables.
ü El auditor debe llevar consigo una apropiada provisión de hojas de trabajo y otros elementos requeridos para el desarrollo de su Auditoría. El auditor que tiene necesidad de pedir prestado al cliente tales elementos, es probable que no inspire confianza y respeto.
NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para realizar una Auditoría satisfactoria el auditor debe tener acceso irrestricto a toda la información concerniente a las operaciones del cliente y mucha de esta información es confidencial.
El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la cual no tienen acceso los empleados y competidores a menos que pudiese confiar en el secreto profesional que deberá mantener el auditor según lo establecido por las normas de ética y las disposiciones legales que regulan la profesión de Contador Público.
Gran parte de la información obtenida por el auditor, con carácter confidencial, se registra en sus papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.
Los papeles de trabajo deben ser adecuados y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia debe el auditor perder el control sobre sus papeles de trabajo, en el curso de una Auditoría, ya que ellos constituyen la única prueba de la corrección y racionalidad de su informe.
Cuando los papeles de trabajo se encuentran fuera del control del auditor, pueden perderse ser robados o alterados. No es buena práctica dejar los papeles de trabajo en la oficina del cliente durante la noche o permitir que los empleados del cliente tengan acceso a ellos.
PROPIEDAD, CONTROL Y PROTECCIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La circunstancia de que los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial exige que estos deban ser protegidos en forma permanente. Proteger los papeles de trabajo significa mantenerlos en un portafolio cerrado con llave, durante la ausencia del auditor.
Si el cliente desea que determinados empleados no tengan acceso a la nómina de sueldos de sus ejecutivos fusiones u otros aspectos del negocio, obviamente el auditor no deberá violar esta política exponiendo sus papeles de trabajo ante empleados no autorizados por el cliente. La política de establecer un estrecho control de los papeles de trabajo de Auditoría, es también necesaria, debido a que si los empleados estuviesen tratando de encubrir un fraude o engañar por alguna razón al auditor, tratarían de alterar los papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de Auditoría son preparados en las oficinas del cliente, de los registros del cliente, y a expensas del cliente. Pero aun así, estos papeles de trabajo son propiedad exclusiva del auditor.
La propiedad de los papeles de trabajo del auditor, es consecuencia lógica de las relaciones entre el auditor y el cliente ya que le auditor externo o Revisor Fiscal no es un empleado o agente del cliente, todo lo contrario, es un profesional independiente que tienen la libertad para determinar los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus funciones profesionales.