Unidad 2 - Auditoria II
SUGERENCIAS PARA CONDUCIR UNA AUDITORIA
AUDITOR JEFE
Básicamente, la labor del AUDITOR JEFE a cargo, es la de conducir el examen con competencia profesional y de acuerdo con la política del equipo de Auditoria. Comienza con el planteamiento del programa de Auditoria; y la preparación y asignación del trabajo para producir el máximo de ejecución con el mínimo del tiempo gastado.
Adecuada supervisión del compromiso es lo más esencial. El Auditor Jefe debe asegurarse de que los procedimientos planeados en el programa de Auditoría son seguidos y que sus auxiliares están alertas para reconocer e informar sobre irregularidades. Una fase importante de la supervisión es la de entrenamientos de los auxiliares.
El ejercicio de un buen juicio es también esencial. El juicio del Auditor Jefe aplicado a las prácticas contables y de auditoría y principios de Contabilidad significa el suceso en el compromiso. Se espera que el Auxiliar transmita en el Auditor Jefe a cargo todos los asuntos que requieran su decisión. El Auditor Jefe hace la decisión después de que todos los factores han sido discutidos con los auxiliares y cualquier investigación necesaria se ha hecho. Si la decisión es importante, el Auditor Jefe debe consultar con su supervisor para evitar la pérdida de tiempo en revisiones posteriores en donde puntos de vista contrarios pueden ser sostenidos por el supervisor. Si el asunto no es de mayor importancia, las decisiones hechas pueden ser revisadas con el supervisor al fin del compromiso.
Las explicaciones de una importancia mayor puede obtenerlas de la empresa auditada por el Auditor Jefe. Posiblemente, las preguntas menos importantes pueden hacerse a los empleados, pero las explicaciones sobre los principios de contabilidad y políticas pueden obtenerse del Director de Contabilidad y las preguntas mayores o errores, referidas a él.
El Auditor Jefe es responsable por el control de los papeles de trabajo durante el examen, con el fin de observar que no caigan en las manos de personas no autorizadas y para ver que los mismos estén adecuadamente archivados e indicados para pronta referencia.
FUNCIONES
Preparando a los auxiliares para iniciar el trabajo.
Tan pronto como el personal llega a las empresas a auditar, el Auditor Jefe, asignará los auxiliares a las diferentes fases de procedimientos a seguir y la forma y contenido de los papeles de trabajo a prepararse. Al personal experimentado se le asignarán labores que no requieren supervisión inmediata, dejando tiempo al Auditor Jefe para dirigir a los nuevos experimentados.
Mostrará al auxiliar como enfrentarse a su compromiso, posiblemente trabajando con él hasta que el modelo de examen sea desarrollado y el carácter de la información se establezca. Entonces estará en mejor posición para instruir al auxiliar sobre que irregularidades pueden esperarse, la información que sea aceptable y cuál debe ser preguntada.
Si hay un programa de auditoría predeterminado, el Auditor Jefe dará a cada auxiliar la sección aplicable a su trabajo. Si existe control interior relacionado con el trabajo asignado al auxiliar, el Auditor Jefe le dará la sección indicada de control interno o cuestionario, con instrucciones para observar si el control indicado ha sido ejercido o no.
A través del examen, el Auditor Jefe debe satisfacerse observando si sus instrucciones han sido seguidas y si el trabajo ha sido realizado adecuadamente.
Exámenes del balance de prueba
El Auditor Jefe usualmente comienza su aporte del examen con el balance de prueba. Si ha sido preparado por la empresa auditada o un auxiliar, el Auditor Jefe dedicará algún tiempo a revisarlo. Lo verificará contra las cuentas del mayor, escudriñando las cuentas, para observar el origen de las entradas y para descubrir aquellas poco usuales.
Existen muchas ventajas para el Auditor Jefe en este temprano reconocimiento, incluyendo las siguientes:
ü Familiarización con las cuentas y la manera como operan
ü Obtención de una visión general del sistema de contabilidad y la operación del negocio
ü Podrá seleccionar cualquier cuenta que necesite atención especial
ü Notará la naturaleza de las cuentas cerradas que también pueden necesitar atención
ü Observará fluctuaciones mayores o siguientes
ü Comparando los balances iniciales con el informe anterior, observará si los ajustes hechos en el examen anterior han sido anotados.
ü Obtendrá una pronta información que puede tener influencia en la revisión del programa de auditoria
ü Por el análisis comparativo de figuras, proporciones, la relación de inventarios a costo de ventas, etc., puede ocasionar preguntas en el examen que requiera discusión con de la empresa auditada
Chequeo y revisión.
El Auditor Jefe debe revisar rápidamente a medida que se vayan terminando de preparar por los asistentes, los papeles de trabajo. Debe determinar si han sido bien preparados y adecuados en conformidad con los métodos del equipo de auditoría, y si los mismos indican un examen adecuado. Están encabezados apropiadamente y firmados por el auxiliar. Existe una hoja para clase de información o tópico?. Se anota la fuente de información y se incluye la información verbal obtenida? Qué diferencias se anotan y cuáles son las razones dadas? Se indican las correcciones? Está el total de acuerdo con el balance de prueba? Indica consistencia el contenido de la cuenta? Existen errores en principios de contabilidad que pueden haber pasado desapercibidos por el auxiliar? Se han seguido los procedimientos indicados en el programa de auditoría?
La segunda etapa en la revisión del trabajo en progreso es la investigación por el Auditor Jefe. El mejor acercamiento consiste en discutir el cuadro con el auxiliar preguntándole sobre el trabajo realizado y sus hallazgos. Si el auxiliar no puede dar respuestas a todas las preguntas es posible que su trabajo no llene los requisitos, haciéndose necesario un examen más a fondo, Atención especial deberá darse a las preguntas y determinar que acción mayor pueda ser requerida. Si se indican irregularidades deben ser ampliamente investigadas para ver si actualmente existen y si existen, son errores de oficina o si son una implicación de engaño o fraude.
El último paso en la revisión es el de arreglar las preguntas que puedan haberse presentado. Si la investigación indica que se requieren ajustes, las entradas de ajuste deben hacerse y asentarse a las hojas de trabajo del balance de prueba. La política equipo de auditoría puede necesitar que un ajuste mayor deberá primero ser aprobado por el principal. El Auditor Jefe o su principal deberá discutir los ajustes con el Director de Contabilidad de la empresa auditada, explicando los errores o principios que han sido efectuados. Los libros solamente pueden ajustarse con la aprobación de la empresa auditada, por cuanto los informes financieros son primeramente la representación de la compañía y no del auditor. Si los ajustes necesarios no pueden hacerse por objeción de la empresa auditada, el Auditor Jefe debe evaluar su efecto en los estados financieros Puede ser necesario identificar o clasificar la cuenta en los estados de modo que los hechos queden claramente indicados. Una opinión calificada sobre los estados financieros puede posiblemente necesitarse o al efecto puede ser tan serio como para quitar el valor a cualquier opinión y por lo tanto deberá presentarse en el informe “No hay opinión”.
Detalles usualmente preparados por el auditor jefe.
Los detalles que deben ser preparados por el Auditor Jefe a cargo son aquellos que requieren un juicio especial y conocimiento técnico. En la mayoría de los casos, incluirán lo siguiente:
ü Examen de la estructura de la Compañía - Los artículos de incorporación y sus enmiendas, estatutos y minutas de las reuniones de directores -.
ü Examen de las cuentas de capital (acciones) y utilidades por repartir.
ü Examen de los contratos, arrendamientos, documentos de bonos y otros.
ü Evaluación de la cobrabilidad de las cuentas por recibir, la suficiente provisión para perdidas, la propiedad de los cargos y el control ejercido sobre las cuentas que han sido eliminados, también las excepciones en variaciones importantes; comunicaciones para letras y cuentas por cobrar.
ü Examen de las bases de valuación e inventarios, el método de manejar y evaluar las devoluciones en ventas, posibilidades de obsolescencia, la racionalidad de las cantidades y factores similares.
ü Determinación de la propiedad de las adiciones a las cuentas de planta y equipo, las bases de valuación y la consistencia y propiedad de la provisión para depreciación. (El Auditor Jefe debe visitar la planta con un empleado de operaciones en algún tiempo durante el examen, con esto adquiere información sobre política o renovaciones, adiciones y disposición, y tal vez gane conocimiento sobre lo adecuado en la política de depreciación).
ü Análisis y evaluación de las restricciones en los documentos de bonos, o contratos de crédito, tales como restricciones sobre el capital de trabajo, declaratorias de dividendos o sueldos de directivos y altos empleados y revisión de cuentas para el sobre precio o descuento sobre los bonos emitidos y para fondos de amortización.
ü Determinación acerca de los pasivos contingentes que pueden existir, por medio de revisión de las actas, discusiones con personal de la empresa auditada y correspondencia con el asesor Jurídico, investigación de los acuerdos con compañías financieras con respecto a documentos y la obtención de las confirmaciones de las compañías financieras.
ü Investigación de los arreglos sobre bonificaciones, si los hay, para ver si éstos han sido apropiadamente administrados y si los correspondientes pasivos han sido registrados. Las actas usualmente suministran evidencias del plan general.
ü Escudriñamiento de los asientos de diario hechos por la empresa auditada para determinar la evidencia y propiedad de las entradas.
ü Examen del amparo de seguro en relación con el valor del activo.
ü Si las declaraciones de renta deben ser preparadas por firma de contadores, preparación o supervisión de la elaboración de las declaraciones de renta. Las bases y el cálculo de las partidas acumuladas para pago de impuestos deben examinarse.
ü Preparación o revisión de todas las conciliaciones importantes.
ü En revisiones pequeñas o de tamaño mediano, el Auditor Jefe a cargo deberá efectuar ciertas pruebas al programa preparado. En exámenes mayores, muchas de estas tareas deben ser delegadas a otro Auditor Jefe que asiste en la revisión, y el Auditor Jefe a cargo dedicará su tiempo enteramente a supervisar.
ACCIÓN CUANDO HAY DESCUBRIMIENTO DE FRAUDE.
El auditaje usual no puede confiarse en descubrir desfalcos menores y tal no es su propósito. El Auditor confía primeramente en un control interno efectivo para prevenir y descubrir desfalcos o irregularidades. Los desfalcos no se encuentran frecuentemente, pero suficientes casos se presentan cada año como para llamar la atención del Auditor para que esté alerta sobre su existencia.
El fraude se define comúnmente como una falsa representación de un hecho, efectuado con la intención de engañar a otro, de modo que el actúe al sentirse injuriado. Aplicando a la contabilidad, existen dos fases:
ü Falsificación de los registros para cubrir malversación del dinero u otra propiedad.
ü Falsificación de los registros con el propósito de exponer falsamente la situación financiera o las operaciones.
Si el fraude existe en los registros contables de tal manera que sea descubierto durante el curso de una Auditoría, aparecerá al principio como una clase de irregularidad. Consecuentemente es el deber del Auditor Jefe investigar todas las anormalidades. Una vez examinadas las irregularidades pueden determinarse si se tratan de errores no intencionales, resultantes de falta de cuidado o conocimiento inadecuados por los principios de contabilidad o de su aplicación. Si existe esto, no hay fraude, porque el requisito primero para que exista es el que haya la intención del que lo comete. Como un error, la irregularidad puede ser corregida por el Auditor Jefe como parte de sus ajustes rutinarios.
Sin embargo, si la investigación indica la probabilidad de fraude, el Auditor Jefe debe informar este hecho inmediatamente a su principal. No hay una práctica universal para el manejo de un fraude sospechoso. Algunas firmas instruyen al Auditor Jefe para que siga la investigación hasta su terminación, después se informa a la empresa auditada, generalmente por el principal. Otros equipos de Auditoria informan sobre el particular inmediatamente a la Gerencia manifestando que las irregularidades fueron descubiertas que posiblemente puedan llevar a un desfalco y que una mayor investigación es la indicada. Es recomendable que la empresa auditada sea notificada tan pronto como pueda determinarse que existen bases razonables de sospecha de la existencia del fraude. Por cuanto el juicio es tan importante para determinar si existen o no bases razonables para sospechar fraude. El Auditor Jefe y su principal deben ordinariamente tener la oportunidad de estudiar juntos las condiciones que lleven a sospechar sobre un posible fraude.
Frecuentemente existen algunas preguntas acerca de sobre cual empleado de la empresa auditada debe ser notificado de la evidencia descubierta, ningún cargo debe hacerse contra un empleado, pero los hechos deben ponerse de presente a la empresa auditada. La empresa auditada puede autorizar al Auditor para que amplíe sus procedimientos de auditoría o pueda efectuar su propia investigación bajo la dirección del Auditor. En cualquier caso, es aconsejable dejar a la empresa auditada que obtenga las explicaciones necesarias de su empleado.
Relativamente pocos casos del segundo tipo de fraude, envolviendo manipulación de cuentas por la Gerencia para exponer falsamente los asuntos financieros, se encuentra. En pequeños negocios con un personal de contabilidad poco preparado se encuentran muchos errores de principios de contabilidad, algunos de los cuales toscamente falsean los estados financieros. No hay fraude cuando no existe la intensión de engañar. La Gerencia usualmente está dispuesta a aceptar las correcciones recomendadas después de que los principios son explicados.
No debe esperarse que con los procedimientos ordinarios de Auditoría puedan descubrirse engaños cuidadosamente planeados, tales como falsificación de los registros o colusión en escala mayor. Sin embargo, si el Auditor Jefe sospecha este tipo de fraude debe informarlo a su principal inmediatamente. El principal decidirá si los procedimientos de Auditoría son estándares hasta que la sospecha se elimine o confirme. Aun en casos en donde el fraude es casi evidente, el principal no allegará a la empresa auditada o al alto empleado de la empresa auditada una acusación pero con tacto obtendrá las explicaciones y lo animará para que presente su posición. Puede encontrarse que una situación aparentemente poco usual tiene una explicación satisfactoria.
Si se establece intento fraudulento por parte de la empresa auditada, el principal puede considerar conveniente retirarse del compromiso. La aplicación de los procedimientos que puedan ser necesarios para expresar una opinión sobre los estados financieros, después de que tal situación es descubierta, puede ser costosa para la empresa auditada, y muy grande el riesgo moral para el auditor.
AUDITOR INTERMEDIO
De la experiencia anterior, usted está familiarizado con las responsabilidades del Auditor Auxiliar, así como también sobre la conducta general que debe esperarse de una persona dedicada a la Contaduría Pública. Es de utilidad dirigir sus esfuerzos hacia la obtención de una alta posición del Auditor Intermedio, que debe esperarse de la persona en ésta categoría. La siguiente descripción es apropiada:
“Un Auditor Intermedio es aquel calificado por educación y experiencia para llevar a cabo auditorias pequeñas o medianas bajo la dirección de un Auditor Jefe o Supervisor”
“La persona en esta clasificación debe tener un conocimiento de principios de contabilidad y normas de auditoría, y haber servido como Auditor Auxiliar o haber tenido la experiencia contable equivalente. No es de esperarse que un Auditor Intermedio, sin una experiencia substancial como tal, este calificado para emplear efectivamente a algún auxiliar para preparar el borrador de un programa completo de auditoría a seguir en un compromiso inicial, o para preparar un informe sobre una auditoría inicial sin la experiencia de un Auditor Jefe o Supervisor. Por otra parte un Auditor Intermedio experimentado se espera que emplee efectivamente uno o más asistentes y prepare un borrador bastante completo del programa de auditoría y del informe sobre auditorias reanudadas.”
“Los varios grados dentro de ésta clasificación se miden por lo siguiente: tamaño y dificultad de la auditoría terminada calidad de trabajo hecho; número de asistentes, si los hay, efectivamente empleados; frecuencia y extensión de la supervisión requerida; y el tiempo consumido”.
“Se espera de él que muestre respeto por la habilidad de sus superiores, y por los métodos del equipo de auditoría para realizar el trabajo; se espera también que sea lo suficientemente inteligente para conocer qué ayuda requiere si él estuviera en el puesto de auditor jefe a cargo de la revisión”.
Mientras estuvo desempañando las funciones de auditor auxiliar, se le dio la oportunidad de desarrollar su conocimiento en procedimientos prácticos de auditoría y demostrar su aptitud y adaptabilidad a los requerimientos de la Contaduría Pública. Se esperó de usted que se confiara hasta cierto punto en la guía de instrucciones de los auditores más experimentados en el desempeño de sus funciones. El énfasis en la posición de auditor intermedio está basado en un mayor desarrollo de su competencia técnica, particularmente con respecto a los procedimientos de auditoría. Mayores responsabilidades se le asignarán en compromisos futuros, que ampliarán su experiencia y desarrollarán en usted el buen juicio.
La calidad del trabajo hecho por un auditor intermedio se juega grandemente por lo siguiente: (1) aptitud y conocimiento demostrado con respecto a la aplicación de los procedimientos de auditoría; (2) la incorporación de los procedimientos de auditoría, desarrollados en forma de papeles de trabajo nítidos, informativos e inteligentes y (3) la expresión del resultado del trabajo de auditoría por medio del informe del auditor, informe detallado, u otros comentarios escritos.
Al pasar a la posición de auditor intermedio o semisenior, no debe usted esperar un cambio inmediato o drástico en la naturaleza de su trabajo. Usted se encontrará aún trabajando bajo la supervisión menos estrecha de un auditor jefe, pero notará que se le asignan partes más importantes y difíciles del programa para su realización. A medida que usted progresa se le llamará para tomar parte en algunas fases de la auditoría en ausencia del auditor jefe. Por ejemplo, usted será responsable por el trabajo de una sucursal o planta de la empresa auditada, o se le pedirá que asuma la responsabilidad por la observación de un inventario físico o la confirmación de las cuentas por cobrar.
Una cosa buena que usted debe recordar es que su progreso será acelerado en vez de retardado si tiene la aptitud propia hacia su auditor jefe. Debe acordarse que el auditor jefe es responsable por lo que usted haga y no debe titubear en dirigir a él las preguntas importantes. Las sugerencias sobre el mejoramiento de los sistemas contables de las empresas auditadas y las críticas acerca de los empleados de la empresa auditada, deben ser siempre discutidas con su auditor jefe. Puede a veces existir una tentación fuerte a tratar de jugar un papel mayor; o usted puede temer que no recibe crédito por sus ideas. Después de un poco de pensamiento, sin embargo, probablemente aceptará que usted tiene más que ganar que perder con una cooperación estrecha con su auditor jefe. Su progreso está grandemente en manos del último ya que está basado en gran parte en lo que él informe sobre usted.
Al referir los problemas a su jefe, es siempre buena práctica estar listo con una sugerencia de respuesta, no abandone un problema simplemente porque usted reconozca que el mismo finalmente será resuelto por el auditor jefe. Imagínese usted en su lugar y trate de decidir cuál puede ser la respuesta. Al hacerlo, usted está desarrollando su propia habilidad de allegar todos los hechos pertinentes, avaluarlos y llegar a una decisión.
A medida que usted gana experiencia como auditor intermedio, eventualmente recibirá comisiones para hacerse cargo de ciertos compromisos pequeños y menos difíciles y se le dará una oportunidad para emplear uno o más asistentes. Desde este punto la valuación de su progreso está casi enteramente en sus manos.
AUDITOR AUXILIAR
De la experiencia pasada, hemos encontrado que los nuevos empleados están inclinados a la aprehensión a su primer trabajo. Quisieran conocer específicamente por cuáles deberes serán responsables y de cómo deben prepararse mejor para asumir esas responsabilidades. Hasta tanto el empleado no haya adquirido la experiencia en varios trabajos, no comienza a darse cuenta de lo difícil que se habla en otra cosa que no sea en términos generales sobre las responsabilidades y deberes del auditor auxiliar (junior).
Lo que sigue es una reseña de los puntos que deben tenerse en cuenta durante el curso de su trabajo. Buena parte de ellos representan trampas en las cuales muchos asistentes imprudentes han caído en el pasado.
Que se puede esperar de un asistente:
Un Auditor Auxiliar es aquel cuyas capacidades se limitan a prestar asistencia solo bajo una casi constante dirección de un auditor más experimentado.
No debe esperarse de un auditor auxiliar, aún en los niveles más altos, pueda hacerse cargo de un trabajo, no importa su tamaño, hasta tanto no esté listo para su ascenso a la categoría de auditor intermedio.
Los diferentes grados en esta clasificación se miden por lo siguiente: frecuencia y alcance de la dirección requerida; calidad de trabajo desarrollado, y el tiempo utilizado.
Las observaciones generales acerca de lo que debe expresarse del auditor auxiliar, se pueden expresar así:
ü El aprenderá a ser impersonal en su trabajo y en sus relaciones, tanto con otros miembros del personal como con los empleados de la empresa auditada.
ü Será conducido en su trabajo enteramente por su auditor jefe u otros supervisores, y aprenderá a que nunca tratará sus críticas sobre la contabilidad de la empresa auditada o el personal, excepto con sus propios asociados.
ü Se espera de él, realizar la dignidad de la profesión, el equipo de Auditoría y sus asociados, por su conducta y por la aptitud que exhibe hacia las partes más rutinarias del trabajo.
ü Se espera de él que apoye la posición de sus superiores aún cuando pueda parecer que sea a su propia cuenta y nunca deberá ocultar a ellos cualquier conocimiento que haya ganado acerca del trabajo o los empleados de la empresa auditada.
ü Se espera de él un interés en todo tiempo, complacencia y dependibilidad acerca de su trabajo, y hasta la extensión en que tenga éxito en efectuarlo, será solicitado por sus superiores.
Sobre un estudio sobre rasgos de la personalidad efectuado por Robert N. McMurry, PH.D.), los siguientes siete atributos se anotan como los más importantes para el éxito en la Contaduría Pública:
ü Estabilidad ocupacional
ü Desagrado cuando se está ocioso
ü Hábito de la escrupulosidad
ü Ser un buen miembro del equipo de trabajo
ü Capacitación para apartarse de sí mismo
ü Habilidad para llevarse bien con otros
ü Disciplina, imaginación y buen juicio.
Todos los que han alcanzado una alta posición con nuestro equipo de Auditoría han llegado a ella por ser, en primer lugar, los hombres con buen conocimiento de todas las fases en contabilidad. Algunos tienen talento para cierta clase de trabajo especializado y trataremos de dar a su poseedor las mayores oportunidades para su desarrollo. De aquí que sea recomendable que usted aprenda todo lo que pueda acerca del arte y ciencia de la contabilidad profesional y aún ahora, al comienzo de sus carreras, resuélvanse y hagan la determinación ustedes, mismos de convertirse en expertos en alguna de las fases de la profesión. Trate de hacer el trabajo asignado en mejor forma que el realizado por su antecesor, y no deje de hacer sugerencias sobre el mismo que los que pueden realizarse serán tenidas en cuenta. Algunos de ustedes alcanzarán un alto rango en el equipo de Auditoría, colóquense ustedes en posición prepárense para ese día.
Hábitos en el trabajo que deben ser cultivados:
ü Es muy importante una programación anticipada; esté seguro de que entiende las instrucciones del auditor jefe.
ü Emplee el sentido común en todo su trabajo.
ü Esfuércese a hacer las cosas con precisión, rapidez y nitidez.
ü Trabaje metódicamente y no salte de una cosa a otra
ü Arregle los papeles y documentos para evitar pérdida de tiempo
ü Mantenga los ojos abiertos y a su auditor jefe informado. Hechos importantes antes no registrados en los libros han sido algunas veces descubiertos por una actitud despierta.
ü No considere su trabajo como rutinario solamente porque pueda repetirse. Recuerde que buena parte de él, se realiza con materiales originales, muchos de los cuales su auditor jefe nunca verá.
ü Algunos auditores piensan que el auditor jefe los considera como incompetentes si le hacen preguntas. Para evitar ésto algunas veces tratan de encontrar subrepticiamente de los empleados de la empresa auditada que trabajo se realizó anteriormente. Tales preguntas tarde o temprano se presentarán y son peligrosas bajo cualquier circunstancia. Su auditor jefe espera que usted tenga preguntas o vaya a él con las mismas.
ü Mantenga una lista de todos los ítems que en su auditaje son materia de preguntas, anotándolas a medida que se vayan presentando durante el desarrollo del auditaje, de esta manera se evita tener que interrumpir a su auditor jefe con preguntas individuales, a menos que por alguna razón, usted no pueda continuar con su trabajo sin una respuesta. Se podrá ahorrar tiempo discutiendo en una sola operación la lista de preguntas.
ü Elimine las preguntas innecesarias, las respuestas son obvias si se piensan un poco.
ü Esté alerta contra los empleados de la empresa auditada que tratan de dictarle sus procedimientos de auditoría. Oirá algunas veces que dicen “Ustedes no hicieron ésto anteriormente”, está bien, sin embargo, el consultar bajo éstas circunstancias a su Auditor Jefe, ya que algunas veces es cierto que los representantes de la empresa auditada están generalmente más familiarizado con los procedimientos de Auditoría Empleados por su predecesor. También con frecuencia, tienen una mayor experiencia que Usted en Contaduría Pública, y por lo tanto esté prevenido para no efectuar trabajo innecesario de su parte.
ü Para evitar confusión con la empresa auditada, aprenda a usar la terminología a la cual está acostumbrado; al hablar con los empleados use el mismo nombre que ellos emplean para los diferentes libros.
Conducta para con los empleados de la empresa auditada:
Reconozca la importancia de causar una impresión favorable en cada uno de los empleados de la empresa auditada. Recuerde que para algunos de ellos usted es el único contacto directo con el equipo de Auditoría. Los siguientes puntos están entre los que de la empresa auditada se basa para su juicio:
ü La primera impresión es muy importante -Nitidez, vestido, voz y observación del Reglamento de Oficina de la empresa auditada.
ü Utilice el teléfono de la empresa auditada en la menor forma posible y mantenga las llamadas personales en un mínimo absoluto.
ü Evite solicitar favores -Comprando a precios al por mayor, o comprando artículos escasos.
ü Sea puntual, particularmente en el caso de citas hechas con los empleados de la empresa auditada.
ü Nunca olvide que los negocios de la empresa auditada son asuntos confidenciales.
ü Aplicación y diligencia -Mantenga la discusión de materias que no vienen al caso a un mínimo.
ü Tacto (sea humilde, no dogmático); reserve el criticismo para el oído de los auditores jefe solamente.
ü Seriedad versus sentido del humor es usualmente el campo más seguro.
ü Acomode el uso de los registros y máquinas de la empresa auditada a su conveniencia.
ü Siempre devuélvalos al mismo individuo, o al mismo sitio de donde usted los tomó.
ü Sea cuidadoso con sus libros - no ensuciarlos ni arrugarlos, ni hacerles marcas, etc.
Sea consiente del hecho de que muchas empresas auditadas consideran que los auditores auxiliares aprendan su trabajo a costa de la empresa auditada y tenga presente lo siguiente:
ü Su tiempo esta generalmente bien medido por su trabajo corriente el cual esta usualmente relacionado con la recolección de información contable, más bien que el análisis y revisión.
ü El personal de la empresa auditada esta probablemente más familiarizado que usted con los detalles de su trabajo y registros, y pueden tener una mayor facilidad en la realización de cálculos aritméticas.
ü Frecuentemente se siente orgullosos por la manera como llevan sus libros y registros.
ü Lo miran a usted como un revisor de su trabajo y pueden ofenderse con las críticas aún si son justificadas.
ü Algunos de ellos han tenido una mayor experiencia que usted en Contaduría Pública
ü Esté seguro de que está familiarizado con las instrucciones especiales de la empresa auditada (si las hay) con respecto al trato con sus empleados. Los siguientes puntos son algunos en los que ciertos clientes han insistido en el pasado:
o Los auditores deben dirigir todas sus preguntas inicialmente al individuo delegado para éste fin por el contralor
o Ningún libro o registro debe sacarse de la caja de caudales directamente por nosotros, solamente deben ser sacados y entregados a nosotros por su custodio.
o Todas las preguntas deben dirigirse inicialmente al jefe de departamento (cuentas por cobrar, nómina, etc.) y no a un subalterno.
o Otros que deben cumplirse, que son bien solicitados específicamente por la empresa auditada, o que se han convertido en prácticas establecida en las auditorias anteriores.
o Evite hacer sugerencias o responder preguntas en conexión con su trabajo de auditoria, a menos que usted lo haya discutido con su auditor jefe y tenga su permiso e instrucciones para ello.
o Evite en toda forma cualquier acto que refleje desfavorablemente sobre usted su jefe o el equipo de Auditoria.
SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
La cuidadosa selección del personal es sólo el primer paso en el logro de empleados competentes. Lo mismo un joven que acaba de adquirir el título profesional que un Auditor experimentado reclutado en una empresa privada, necesita adiestramiento en las áreas fundamentales de la práctica profesional.
En una firma de Auditores Públicos que recién se inicia, la selección y contratación de personal seguramente será efectuada por el o los fundadores de la firma y usualmente se contratará personal con experiencia previa en las áreas de actividad en que presta servicios la firma. Es a través de la ejecución de trabajos y de proporcionar material básico de la firma, si es que no hubiera, que se adiestrará a ese personal en el enfoque y estilo de trabajos propios de la firma. Esa será básicamente la naturaleza del entrenamiento que se de en el sitio de trabajo, mediante una relación directa con los empleados.
Se sabe que en un mundo precedido por el cambio, que se evidencia con fuerza especialmente en el campo de la tecnología profesional, se debe actuar con dinamismo apropiado. Se debe estar en armonía con el avance científico y tecnológico, lo cual conduce a la acción permanente respecto de la capacitación y desarrollo de los recursos humanos.
En las universidades o los centros superiores de enseñanza preparan a sus estudiantes en áreas profesionales consideradas como un todo: economista, Auditores, administradores, abogados, etc. No se forman profesionales para desarrollar trabajos determinados en una empresa determinada, se forman generalistas. De allí la importancia de la capacitación y del entrenamiento interno en la empresa; de allí también la responsabilidad que tienen los supervisores, los profesionales con jerarquía de mando, para ejercer una función de docencia hacia sus dirigidos. Pero así mismo, la trascendencia de ir formando una fuerza de capacitación interna que llene el vacío de la educación universitaria generalista o de la enseñanza en servicio o en lugar de trabajo.
TIPOS DE ACTIVIDADES
Un programa integral de entrenamiento en la firma debe incluir tres tipos de actividades:
ü Enseñanza y adiestramiento en el lugar de trabajo.
ü Programas mediante clases organizadas o grupos de discusión.
ü Estudio individual.
Durante su carrera profesional, Auditor debe ampliar continuamente su educación. Puede hacerlo ocupándose, de actividades profesionales en instituciones contables, concurriendo a reuniones técnicas, tomando cursos académicos en centros de estudios superiores y leyendo libros sobre la profesión.
Por pequeña que sea una oficina de Auditores debe tener su biblioteca, aún cuando sólo sea un estante para libros. Hay que seleccionar cuidadosamente las obras y tenerlas a disposición del personal, para que las lea en la oficina o las tome prestadas. Los libros y revistas sobre temas especiales que reciba la firma, deben ser puestos en manos de los miembros del personal que estén interesados o que se desempeñen en la rama de que traten los libros y revistas.
El entrenamiento del personal debe significar también cierta rotación, a efecto de que los empleados desempeñen distintas labores. Los Auditores asistentes deben rotar y no permanecer siempre bajo el mismo superior. Tanto los trabajos cuanto los encargados de hacerlos se benefician con los cambios.
ASPECTOS
El desarrollo de los recursos significa también tomar en consideración los siguientes aspectos:
ü La solidificación de la moral del personal
ü La formación de la lealtad del personal
ü La participación del personal en actividades sociales
ü La evaluación de los procesos del personal.
La identificación con los más altos ideales de la firma contribuye al fortalecimiento de los valores éticos y morales del personal, el orgullo de permanecer a ella y el entusiasmo por trabajar en el logro de sus objetivos. Para que una firma cuente con el respeto de sus empleados, éstos deben tener razones para creer, firmemente, que los trabajos que la firma ejecuta son efectuados de manera profesional y que la firma busca lograr o afianzar una posición reconocida profesionalmente con el medio.
El estado de satisfacción del empleado como resultado de sus labores con respecto a la firma, puede ser descrito como “lealtad”, que debe ser desarrollada apropiadamente. La lealtad debe ser recíproca. La firma ha de demostrar interés por sus empleados si quiere ganarse su lealtad.
Las reuniones sociales del personal debidamente organizadas y dirigidas, promueven la lealtad; contribuyen al mejor conocimiento entre el personal y alimenta la satisfacción del sentido de permanencia e identificación con el centro del trabajo.
Es por lo tanto necesario verificar y estimar periódicamente el progreso de cada miembro del personal. Esto se hace normalmente cuando se estudian las promociones.
Tratándose de una pequeña firma, es posible observar el progreso de cada empleado sin necesidad de evaluaciones por escrito.
En las grandes firmas donde hay relativamente muchos empleados en relación con el número de socios o gerentes, conviene que se preparen evaluaciones por escrito de cada miembro del personal. Informes que deberán ser preparados por el jefe inmediato.
Las evaluaciones sobre el personal proporcionan magnífica oportunidad para el entrenamiento del mismo. Deben tenerse entrevistas periódicas con cada empleado para discutir sobre sus puntos débiles, pero también para destacar sus puntos fuertes.
El desarrollo de los recursos humanos es la función que comprende el reclutamiento, la selección, el adiestramiento, la promoción y el retiro de los miembros del personal.
Debe establecerse una clara política para la administración del personal en cada firma, al margen de su tamaño, y ella debe ser parte del plan de desarrollo global de la misma. Consideramos que deben tomarse en consideración los siguientes aspectos:
ü Establecer objetivo a mediano y largo plazo en cuanto al tamaño y naturaleza de la firma.
ü Planear la ejecución de las metas. Dividir las metas en segmentos anuales y decidir si la competencia necesaria del personal puede ser desarrollada dentro de la firma o en su defecto debería reclutarse personal de experiencia.
ü Establecer procedimientos que atraigan a las personas necesarias y proporcionarles entrenamiento. Los empleados deben recibir remuneraciones y beneficios adicionales en armonía con aquellos proporcionados por otras firmas colegas y deben ofrecerse oportunidades de desarrollo.
ü Preparar un plan de reclutamiento y decidir dónde y cuándo se concentrará el esfuerzo de reclutamiento. No es aconsejable buscar en el mercado de empleados simplemente para satisfacer necesidades inmediatas, personal de talento debe ser buscado continuamente.
ü Proporcionar programas de orientación para el personal, tanto de adiestramiento en el lugar de trabajo como de entrenamiento académico.
ü Informar a los nuevos miembros del personal sobre su desarrollo. Efectuar revisiones de remuneraciones y progresos en forma regular, ya sea al final de un compromiso prolongado o en fechas anuales o semestrales. Considerar no solo lo que la firma piensa de su nuevo personal sino también lo que el nuevo personal piensa acerca de su propio progreso.
ü Proporcionar incentivos de “posición” tales como áreas de trabajo, tarjetas de crédito y miembros en asociaciones profesionales.
ü Establecer procedimientos en cuanto a promoción, y retiros
PROGRAMAS DE ADIESTRAMIENTO
El programa de adiestramiento del personal profesional de la firma comprende los siguientes tipos de adiestramiento:
ü Adiestramiento en el trabajo
ü Adiestramiento dentro de la firma
ü Adiestramiento externo, asistiendo a cursos y seminarios
ü Adiestramiento individual o por cuenta propia mediante lectura de libros.
Esta clase de adiestramiento proporciona la mejor forma de capacitar a los recién integrados a la firma, y particularmente en los procedimientos prácticos de Auditoría y de revisoría fiscal. No puede haber un mejor método para el principiante que ejecutar una tarea real bajo la guía de un supervisor competente que se preocupe por enseñarle o ayudarle a dominar el trabajo. Esta clase de adiestramiento puede ser:
ü Sentar en la misma mesa de trabajó al supervisor con el principiante antes de empezar las labores y revisar los papeles de trabajo del año anterior y el programa de trabajo del año en curso.
Esto da al principiante una idea del trabajo en conjunto y le proporciona la oportunidad de prever los problemas inherentes al trabajo. Para facilitar la revisión es conveniente que el principiante estudie los papeles antes de reunirse con el jefe encargado del trabajo.
Si se procede con inteligencia, la revisión previa del trabajo antes de efectuarlo realmente en la oficina del cliente, tiende a estimular el interés y el entusiasmo de la persona. Además, el tiempo que se emplea en la revisión previa queda más que compensado con el que posteriormente se ahorrará al hacer el trabajo real.
ü Dejar que el ayudante aprenda haciendo, en lugar de memorizar lo que dicen que debe hacer. Se cree que la instrucción implica muchas conversaciones y explicaciones sobre cada uno de los detalles. La mejor forma de enseñar a un principiante es ponerle problemas que casi no pueda resolver y al mismo tiempo se le estimula para que se interese en el problema y saque la solución correcta.
ü Distribuir las labores entre los principiantes explicando la razón de cada procedimiento, puesto que limitarse a señalar el detalle de lo que debe hacer sin darle las razones por las cuales debe hacerse, es provocar la torpeza en la ejecución de la tarea.
El encargado obtendrá mejor trabajo del auxiliar, si al entregarle los programas de trabajo explica los motivos por los cuales se debe ejecutar en la forma programada.
No se puede enseñar al empleado a pensar si no se le da oportunidad ni el estímulo para que descubra por la reflexión, las razones de la tarea que se le encomienda.
Explicándoles unas cuantas razones por las cuales los procedimientos son útiles, se estimula al empleado a trabajar más eficazmente.
En resumen, se puede asegurar que se imparten instrucciones eficaces por medio de la práctica en el lugar de trabajo, siempre que el supervisor a cuyo cargo está la tarea, haga participar en ella a los auxiliares. Hasta una pequeña participación en la planeación, en el desarrollo del programa y en los problemas especiales que se presenten, dará por resultado no solo valioso adiestramiento, sino también mejor ejecución del trabajo. Este sistema de adiestrar en el lugar del trabajo es uno de los más efectivos en las firmas de Auditores.
Adiestramiento dentro de la firma
La firma de Auditores deberá disponer de cursos de adiestramiento para todos los profesionales, dentro de su programa general así:
ü Inducción
ü Normas técnicas y normas legales sobre contabilidad
ü Legislación comercial y laboral
ü Normas y procedimientos de Auditoría
ü Papeles de trabajo de la Auditoría
ü Preparación de estados financieros
ü Legislación tributaria
ü Auditoría de sistemas
En la INDUCCION la firma debe disponer de un manual de orientación que sirve de inducción inicial a todo empleado que se incorpora a la firma y debe contener:
ü Antecedentes de la firma
ü Actividades
ü Cobertura del servicio
ü Equipo humano y técnico
ü Procedimientos para el servicio
ü Relaciones interpersonales
ü Conducta y presentación
ü Instrucciones sobre el comportamiento en las oficinas de la firma, en la de los clientes y en la de las horas libres.
ü Relación con los clientes
ü Reserva y discreción respecto a los negocios de los clientes
NORMAS TÉCNICAS Y NORMAS LEGALES SOBRE CONTABILIDAD
Este curso tiene por objeto unificar conceptos sobre la teoría fundamental de la contabilidad en relación con las normas de contabilidad aceptadas en Colombia y la aplicación de dichas normas a través del proceso de clasificación y registros contables. Como las leyes colombianas incluyen normas que tienen relación con la contabilidad, en este caso se estudiará la forma de cumplir con dichas exigencias y de armonizarlas con las normas técnicas resumidas en el Decreto 2649 de 1993.
LEGISLACIÓN COMERCIAL Y LABORAL
La importancia que tiene el conocimiento de la legislación comercial es evidente para los profesionales de la firma. Este curso persigue mantener actualizados en estos conocimientos.
La actualización en asuntos laborales, formará parte del temario de este curso para dar una formación integral a los supervisores y asistentes.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Y DE REVISORÍA FISCAL
El objetivo fundamental de este curso es repasar la teoría fundamental sobre Auditoría y el enfoque que la firma tiene establecido para el desarrollo de los procedimientos y aplicación de las diferentes técnicas de Auditoría. Los programas de Auditoría y de Revisoría Fiscal de la firma son el material básico de este curso, así como los pronunciamientos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
PAPELES DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA Y DE LA REVISORÍA FISCAL
Por medio de este curso se persigue poner en conocimiento de los auxiliares, las técnicas de elaboración de papeles que soportan o evidencian el trabajo de Auditoría o Revisoría Fiscal. Este curso se caracteriza por su desarrollo eminentemente práctico.
PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
En la preparación de estados financieros intervienen diferentes factores de orden técnico y legal. Este curso tiene como objetivo familiarizar a los profesionales con las normas de presentación de estados financieros, redacción de las notas correspondientes y preparación de la información exigida por las entidades de control gubernamental.
LEGISLACIÓN TRIBUTARIA
El objetivo básico de este curso es mantener actualizado al personal profesional respecto a las normas sobre impuesto de renta, impuesto a las ventas, retención en la fuente, impuesto de industria y comercio, impuesto predial etc. En cuanto tenga relación directa con los usuarios de los servicios de la firma.
AUDITORÍA DE SISTEMAS
Cada día aumenta el empleo de computadores para el procesamiento de datos que tienen relación con las transacciones de las empresas que utilizan los servicios de las firmas de Auditores. Aún cuando las normas técnicas de Auditoría no cambian fundamentalmente, la aplicación de algunos procedimientos y la extensión del trabajo de Auditoría en empresas con procesamiento electrónico de datos requiere conocimientos especiales sobre las características de los equipos y de los programas. Este curso tiene como objetivo mantener actualizados a los profesionales sobre la forma de llevar a cabo su trabajo en estos casos.
COMO ADMINISTRAR Y MANEJAR UN TRABAJO
Aunque el manual de procedimientos de la firma de contadores pudiera establecer los procedimientos mínimos para la administración de trabajos es importante recalcar sobre la eficiencia del trabajo y el cumplimiento del mismo ya que depende en gran parte de la manera como se administre. No se pretende establecer procedimientos estándares para las firmas de contadores en el manejo de sus trabajo, lo que se pretende es indicar los pasos mínimos y acciones que deban darse en la administración de los trabajos.
Iniciación del trabajo
La administración se inicia con la comunicación a la firma que el trabajo se le ha asignado y que por lo tanto se espera el arreglo en cuanto a tiempo que se debe efectuar el trabajo y la clase de trabajo requerido, para esto se debe elaborar un plan general del trabajo.
Preparación de un memorando o cuestionario sobre la primera visita
El primer paso en la administración de los trabajos consiste en hacer una visita a las instalaciones de la compañía y recopilar la información básica necesaria para el conocimiento de la misma, con el objeto de preparar los programas de trabajo y obtener un conocimiento amplio del negocio, de la industria y de la actividad del cliente al cual se le va a realizar el trabajo.
Este memorando da las bases para hacer el presupuesto de honorarios, en los casos en que a la firma inicialmente se le haya llamado para hacer un presupuesto antes de la contratación de servicios o de la decisión final de la compañía acerca de la contratación del servicio, este memorando sirve como base para cotizar los honorarios. Pero en el evento de que a la firma se le haya seleccionado previamente para la prestación del servicio y se espera del mismo presupuesto de honorarios o que estos se hayan establecidos sin ninguna revisión anterior, este memorando sirve también para la elaboración de los programas de trabajo.
Se debe elaborar un CUESTIONARIO, con el objetivo de ver como es la organización de la compañía y el tamaño de las operaciones sirve de base para la planeación del trabajo. Este cuestionario debe ser elaborado por un profesional con experiencia para obtener la información completa y se pueda comprobar por medio de otros procedimientos cuando sea necesario.
DESIGNACION EQUIPO DE TRABAJO
Para cada trabajo es necesaria la asignación del equipo que tiene la responsabilidad de su ejecución y administración.
Normalmente el equipo de trabajo consiste en uno o más asistentes, un encargado y un gerente o socio. Dentro del manual de procedimientos de la firma se debe indicar las responsabilidades que tienen dentro de la sociedad, las categorías de los auxiliares o asistentes, de los supervisores o encargados y de los socios o gerentes; por lo que cada uno de los miembros del personal debe de conocer sus funciones y responsabilidades.
En la asignación del equipo de trabajo se debe tener en cuenta la experiencia de las personas asignada en negocios o industrias similares, con el objeto de que el trabajo tenga la calidad que sobre el mismo espera el cliente. Si se trata de una industria nueva es necesario que el equipo tome un adiestramiento previo a la iniciación del trabajo.
Es posible que el memorando de la primera visita que se hizo al cliente sea base suficiente para la elaboración del programa de trabajo. Sin embargo, en algunos casos se requiere una visita adicional para obtener más información con el objeto de hacer los programas de trabajo.
Los programas de trabajo serán la guía del mismo y estos programas deben ser preparados en primera instancia por una persona con experiencia en la firma; la persona más indicada para la elaboración de los programas de trabajo es el supervisor o encargado. El encargado debe elaborar el borrador de los programas de trabajo los cuales posteriormente deben ser revisados y aprobados por el socio o el gerente encargado.
Estos programas de trabajo son una guía para desarrollar el trabajo por parte del asistente y del supervisor, por lo tanto deben estar lo suficientemente claros y detallados para que cumpla con el fin que se proponen.
Los programas de trabajo deben responder a los objetivos que se están persiguiendo en el trabajo que se está desarrollando.
MECANICA DE LA ADMINISTRACION DEL TRABAJO
Todo trabajo debe ser revisado por la persona superior en experiencia, es decidir que el trabajo desarrollado por el asistente debe ser revisado por el supervisor en detalle y por el gerente con menos detalles, de acuerdo con la confianza que tenga en el supervisor. A su vez el trabajo efectuado por el supervisor debe ser revisado por el gerente. La distribución del trabajo se debe hacer de acuerdo con la complejidad del mismo y la experiencia del personal asignado a dicho trabajo.
El trabajo más sencillo debe ser asignado a los asistentes. Trabajos que tengan cierta complejidad se les debe asignar a los supervisores y los trabajos que requieran de cuidados especiales por su complejidad deben ser desarrollados directamente por el gerente o socio.
SUPERVISIÓN
Todas las personas asignadas al trabajo requieren supervisión por parte de la persona con más experiencia para determinar si el trabajo se está desarrollando de acuerdo con el programa y si se ha dejado la suficiente evidencia en los papeles de trabajo elaborados. El encargado debe supervisar el trabajo del asistente y el gerente o socio, el trabajo total, pero en forma directa al supervisor del trabajo. Esta supervisión es una etapa muy importante dentro del trabajo la cual si se descuida trae como consecuencia posible exceso de tiempo o desenfoque de la persona que hace el trabajo con relación a lo que se ha programado hacer.
En el curso del trabajo es necesario tener algunas charlas o conferencias con el cliente para tratar asuntos importantes relacionados con lo que se ha encontrado en el curso de la revisión. En estas conferencias con el cliente deben estar por parte de la firma presentes todo el personal asignado al trabajo puesto que ellos lo han desarrollado y es posible que el auxiliar conozca cierta información que el supervisor por no haber desarrollado el trabajo no la tenga tan clara o no la conozca en detalle como el asistente; lo mismo puede ocurrir para cierta información o etapa hecha por el supervisor que el gerente no tenga el suficiente detalle. Es necesario que para estas reuniones se esté adecuadamente preparados a fin de discutir objetivamente lo que se vaya encontrando.
Para cada una de las reuniones que se tengan con los clientes se debe preparar un resumen de los asuntos tratados en la misma el cual debe formar parte de los papeles que soportan el trabajo. Las conferencias o reuniones son distintas a las preguntas que se estén haciendo en el curso del trabajo en el cual se esté laborando.
Los papeles de trabajo son la evidencia del trabajo efectuado y por lo tanto deben ser preparados de manera completa, clara y ordenada para facilitar la supervisión y revisión de los encargados o gerentes según sea el caso. Cuando se emplean asistentes o asistentes nuevos que no tengan experiencia en trabajos de Auditoría, o en firmas de Auditores, debe hacérsele un adiestramiento previo sobre el manejo de estos papeles de trabajo. La firma debe tener índices estándares para desarrollar su trabajo con el objeto de facilitar la localización de la información y su revisión. Debe ser un objetivo de la firma que los papeles de trabajo se preparen en tal forma que puedan ser entendidos por cualquier miembro de la firma.
REVISIONES DE LOS PAPELES DE TRABAJO
El encargado o supervisor debe revisar los papeles de trabajo antes de presentárselos al gerente para su revisión. A su vez el gerente debe revisar estos papeles de trabajo antes de la emisión del informe.
DISCUSIÓN CON EL CLIENTE ANTES DE EMPEZAR EL INFORME
Antes de la emisión del informe final se debe tener una reunión con el cliente con el objeto de discutirlo y escuchar sus sugerencias a fin de que, al hacer su emisión final se tenga la aprobación del cliente sobre lo que se vaya a decir en él.
La discusión de este informe puede tener diferentes formas. Una de las formas, en el caso de un trabajo pequeño podría ser discutirlo verbalmente. Pero en los casos de informes largos se hace necesario que la firma emita un borrador previo y se lo envíe al cliente indicándole que se trata de un borrador para su estudio y que una vez que haya hecho el estudio se le informe a la firma obtener una discusión final sobre el mismo y oír sus comentarios y observaciones.
La parte final del trabajo y su objetivo es emitir el informe sobre el resultado del mismo. Para la emisión de los informes en la sociedad de Auditores también se deben tener procedimientos uniformes con el fin de entregarle al cliente un documento que ha sido preparado con el mayor cuidado y evitar errores que podrían dañar la imagen del informe. Se debe tener en cuenta que por lo general, lo único que conoce el cliente de la firma es el informe final, por lo que no se debe ahorrar tiempo en la preparación cuidadosa de este informe.
Es posible que todos los trabajos de la firma de Auditores no vayan a seguir o contener todos los pasos que se han indicado anteriormente. Se puede presentar el caso de trabajos muy específicos en los cuales hay que seguir en la parte de manejo y en la parte de administración un procedimiento un poco diferente al que se ha indicado en los comentarios anteriores. Por ejemplo, se presentarán trabajos en que no se requiera del equipo completo, pueden ser trabajos tan sencillos que con la participación del asistente es suficiente o tan complejos que únicamente intervenga en el mismo un socio o gerente de la firma de Auditores Públicos.
CASO PRÁCTICO
La sociedad de Contadores Públicos AB y Cía. está conformada por 10 personas distribuidas así: 5 asistentes, 3 supervisores y 2 socios.
La firma inicio operaciones el 1 de enero de 20XX prestando asesoría a las siguientes compañías: Compañía Colombiana S.A. Compañía del Caribe S.A., Compañía del Oriente S.A., Compañía del Occidente S.A. y Compañía del Atlántico S.A.
La quincena del 1 al 15 de Enero de 20XX contiene 11 dios laborales para un total de 88 horas y el dia 1 fue lunes. Cada una de las personas de la firma empleó su tiempo de la siguiente manera:
El asistente 1 trabajo la primera semana en la Compañía Colombiana S.A., los primeros 4 días de la siguiente semana en la Compañía del Caribe S.A. y el resto de su tiempo lo utilizo en un trabajo de la firma.
El asistente 2 estuvo la primera semana en una escuela de adiestramiento. Los primeros 3 días de la siguiente semana estuvo trabajando en la compañía del Atlántico y el resto del tiempo estuvo ocioso.
El asistente 3 estuvo todo su tiempo asignado a la Compañía del Occidente S.A. sin embargo 3 horas del ultimo dia lo utilizo en tiempo personal.
El asistente 4 estuvo asignado y cargo todo su tiempo en la Compañía del Oriente S.A.
El asistente 5 cargo la primera semana a la Compañía del Caribe S.A., la segunda semana a la Compañía Colombiana S.A. y el último dia fue tiempo ocioso.
El supervisor 1 cargo 20 horas de la primera semana a la Compañía Colombiana S.A. y 20 horas a la Compañía del Caribe S.A. Durante la segunda semana distribuyo su tiempo exactamente de la misma forma y el último dia lo cargo a un trabajo de la firma.
El supervisor 2 cargo 24 horas de la primera semana a la Compañía del Oriente S.A. y el resto a la escuela de entrenamiento. En la segunda semana cargo todo su tiempo a la Compañía del Oriente S.A. y el último dia de la quincena lo tomo como tiempo personal.
El supervisor 3 cargo 32 horas de la primera semana a la Compañía del Atlántico .S.A y 8 horas a la Compañía Occidente S.A. En la segunda semana estuvo asignado 24 a la escuela de adiestramiento y el resto de la semana lo cargo a la Compañía de Occidente S.A. El último dia laborable lo cargo como tiempo personal.
El socio 1 cargo durante la primera semana 8 horas a cada una de las compañías que asesora la firma. En la segunda semana cargo 4 horas a cada una de las compañías y el resto como tiempo cargado a la firma. El último dia lo cargo como tiempo ocioso.
El socio 2 cargo la primera semana a la firma. En la segunda semana cargo 8 horas a cada una de las compañías. El último dia lo cargo a escuela de adiestramiento.
Se pide:
· Elaborar el informe de tiempo de cada uno de los miembros de la firma
· Abrir una hoja de trabajo en proceso para cada uno de los clientes y acumular el tiempo y honorarios teniendo en cuenta las siguientes tasas: Se factura $10.000 por cada hora de asistente, $20.000 por cada hora de supervisor y $30.000 por cada hora de socio.
TALLER DE APLICACIÓN No 2
1. 1. Realice un mapa conceptual identificando las diferentes etapas por las que tiene que pasar un trabajo de auditoria. (Recomiendo usar una herramienta tecnologica ¨CmapTools¨
2. Mediante un mapa mental realice el proceso adecuado para la selección y mantenimiento del personal en una firma de auditoría. (Recomiento usar una herrameintas tecnologica) GoConqr.com o Mindomo.com