Unidad 1 - Auditoria II
UNIDAD 1 . ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
1.1. IMPORTANCIA
Las organizaciones se orientan hacia metas y están formadas por gente que trabajan en grupos Utilizando conocimientos y técnicas. Para que el esfuerzo total de la organización contribuya al logro de esas metas se requiere integrar los elementos diversos de la organización humana y material, es decir se requiere administrarlos.
Del establecimiento de un buen sistema de organización y administración para el funcionamiento de la oficina depende en mucho el éxito en la prestación de los servicios profesionales a los clientes. Gran parte del tiempo del personal profesional de una firma de Contadores Públicos se emplea fuera de las oficinas, por lo tanto el socio o los socios no están en condiciones de supervisar los trabajos internos que se ejecutan dentro de las oficinas así como las actividades del personal administrativo y de empleados de oficina.
Los socios no deben concentrarse únicamente en el trabajo profesional y olvidarse de la administración de sus propias oficinas, porque esto iría en detrimento de los mismos servicios profesionales. Se debe tener en cuenta que se hace necesario efectuar cambios dentro de la organización de acuerdo con el volumen de los negocios que maneje la firma y con el número de personas que la integran.
Los socios deberán dedicar cierta parte de su tiempo a supervisar el trabajo rutinario de la oficina si esperan que la organización funcione adecuadamente. Sería ideal asignar estas funciones a uno de los socios con interés especial en la parte administrativa de las misma. Generalmente hay un empleado principal, bajo cuya responsabilidad está el manejo de la oficina.
Las Sociedades de Contadores como cualquier compañía organizada debe tener un manual de procedimientos, el cual para el caso de los Contadores Públicos debe dividirse en dos grandes secciones: Una sección para el manejo interno de la oficina la cual debe comprender: procedimientos relacionados con la organización administrativa con una gráfica clara de la organización; funciones del personal y delimitaciones de responsabilidades; manejo de archivos; recepción del despacho, control de fondos; trabajos mecanográficos y asuntos relacionados con la biblioteca.
La otra parte del manual debe dedicarse exclusivamente al funcionamiento de las actividades técnicas de los profesionales y debe comprender puntos tales como la filosofía de la firma, antecedentes y proyecciones futuras; organigrama del funcionamiento; generalidades; procedimientos de Auditoría de la firma; procedimientos para atender los asuntos fiscales; procedimiento para atender las consultorías relacionadas con servicios administrativos y otro tipo de consultaría y los procedimientos y sistemas para elaborar los informes y los estados financieros que se emitan.
La estructura organizacional de cualquier empresa debe responder al soporte necesario para la ejecución de las tareas que se requieran realizar para la consecución de los objetivos trazados por la organización. Es el patrón establecido en el cual se enmarcan las relaciones entre los componentes de la organización. La estructura organizacional es el elemento estático de la organización de la misma . Pero si la estructura organizacional debe responder a los objetivos de la organización y algunos de estos pueden cambiar en el tiempo se pueden producir modificaciones en la estructura organizacional, por lo que en el tiempo ésta asume un carácter dinámico aunque los cambios que se operan son usualmente bastantes lentos. Por ejemplo, una Sociedad de Contadores Públicos es probable que se inicie realizando labores de Auditoría y se amplíe luego a servicios de asesoría tributaria y consultaría y requerirá contar, dependiendo del volumen de operaciones en ese tipo de servicios, con la estructura organizacional que soporte la actividad de esas divisiones.
La estructura organizacional que usualmente se encuentra en una firma de Contadores Públicos muestra una organización de tipo funcional, con divisiones o departamentos de acuerdo con el tipo de servicios que presta.
Sin embargo, si como consecuencia del incremento en la cantidad y la calidad de servicios a los que se ha diversificado la actividad de las firmas de Contadores Públicos sería conveniente que las firmas de contadores se organicen conjugando la organización funcional con una organización por proyectos, que agrupa personas de disciplinas diferentes asignadas a la ejecución de proyectos específicos. Este tipo de organización se denomina matricial. Si a la organización funcional mostrada anteriormente se le agrega una división de consultaría y se asume la ejecución de un proyecto compartido por todas las divisiones, se tendría el siguiente organigrama:
El líder del proyecto puede ser el gerente de la especialidad de mayor incidencia en el proyecto.
Cualquiera de los organigramas mostrados puede ser ampliado para incorporar los socios que requiera la organización. Como se verá adelante, al describir las funciones en cada nivel de la organización de una firma de Contadores Públicos, con el crecimiento de la firma ( o inclusive para lograr su crecimiento) suelen requerirse socios a cargo de cada división pero siempre deberá existir una sola Dirección General de la organización que se suele llamar socio principal.
Las funciones técnicas en una firma de Contadores Públicos responden al tipo de servicio que presta ya una estructura jerárquica de diferentes niveles profesionales, que a su vez depende de la experiencia acumulada y preparación académica. A cada nivel corresponde funciones técnicas específicas. La categorización común puede ser resumida como sigue:
Socios y asociados
Gerentes
Encargados
Asistentes
Socios y Asociados
Los socios y asociados conforman el más alto nivel de la firma. Sus funciones responden en el plano interno al planeamiento de toda la actividad de la organización, a la fijación de sus políticas y objetivos y a la administración general tanto del personal, educación, finanzas etc. Profesionalmente constituyen el último nivel de control y supervisión de la calidad del trabajo ejecutado. En el plano externo constituye el nivel más representativo de la firma entre los clientes y la comunidad académica y empresarial. En este sentido, su función de relaciones públicas es vital. El aspecto más importante en el plano externo reside en que el socio o asociado es responsable ante la comunidad de los servicios que presta la firma y de los informes que firma como profesional, lo cual responde a una de las características de la función de control en cualquier sistema administrativo, cual es la responsabilidad que nunca se delega en forma total.
Con el crecimiento de una firma de Contadores Públicos, o inclusive para favorecer su crecimiento, se puede requerir contar con más socios, con el objeto de distribuir la labor de administración y la carga de trabajo profesional que se tenga. La necesidad de contar con un mayor número de socios suele establecerse en función de las horas de trabajo contratadas y de carácter (en volumen) más o menos permanente pues los socios no deberían promoverse hoy y despedirse mañana. Existen otros factores que pueden llevar a la necesidad de contar con un mayor número de socios, tales como especialización y diversificación de servicios, carga administrativa muy alta, etc. Puede resultar conveniente, además, asignar cargas administrativas específicas a cada socio, tales como administración de personal, educación, finanzas, etc.
En todo caso, cuando una firma de contadores tiene más de un socio, es conveniente desde un punto de vista de la organización que se designe a uno de ellos como socio principal, que tenga la autoridad final en la administración general de la organización.
El socio principal debe ser el funcionario ejecutivo de la firma. Es el responsable de la supervisión y dirección de las políticas y operaciones de la sociedad. Debe tener la autoridad para interpretar y también permitir excepciones de las exigencias contempladas en los manuales y documentos de la firma que sirven como guías en el ejercicio del debido cuidado profesional.
Gerentes
Los gerentes son aquellos profesionales o Contadores Públicos en los que se delega la responsabilidad hada el interior de la firma de la calidad y oportunidad en la ejecución de los trabajos; son los encargados del planeamiento de los trabajos a su cargo, reportando en todos los casos al socio a cargo. En el plano externo suelen constituir el nexo más importante con los clientes en el plano operativo.
Encargados o Supervisores
Los encargados constituyen el nivel operativo de ejecución de los trabajos. Tienen a su cargo el personal asistente, a quien debe entrenar y cuyo número varía de acuerdo con la envergadura del trabajo, y con el que conforma el “equipo de trabajo en el campo”. Pueden también actuar en forma aislada.
Por lo tanto, administran al personal a su cargo y es el responsable ante el gerente por la ejecución del trabajo. Sus responsabilidades incluyen también la preparación de los programas de trabajo para su aprobación. Están en continuo contacto con el nivel operativo del cliente durante la ejecución del compromiso y tal vez sean el portador más constante de la imagen de la firma ante los clientes.
Asistentes o Auxiliares
Los asistentes constituyen el nivel de apoyo a los encargados. Ejecutan las labores operativas básicas que les asigna el encargado y trabajan bajo la estrecha supervisión del encargado. Deben estar familiarizados con los procedimientos contables. Conforme adquieren experiencia se les pueden asignar porciones del trabajo y ya no sólo tareas específicas. En algunos casos podrían estar a cargo de trabajos de campo en clientes de menor envergadura o trabajos de difícil ejecución.
1.4. OTROS ASPECTOS DE
1.4.1. Acondicionamiento de las Oficinas
El acondicionamiento de las oficinas dependerá lógicamente del espacio disponible. La oficina para una firma de Contadores Públicos de tamaño mediano, deberá tener espacio para dar cabida a las siguientes dependencias: la recepcionista la cual debe ocupar un escritorio cerca a la puerta para que atienda a los visitantes; se debe tener una oficina para las personas encargadas de la digitación y las comparaciones y revisiones de los informes; los socios deben tener sus oficinas individuales y haber un salón con suficiente espacio para el personal profesional, asistentes y supervisores, además se debe mantener una oficina con suficiente espacio para conferencias o reuniones con los clientes, debido a que los Contadores Públicos tienen que tratar asuntos confidenciales con sus clientes, esta oficina debe estar lo suficientemente acondicionada para no permitir la audición a las oficinas vecinas y con espacio suficiente para reuniones de varias personas. Esta oficina se podría combinar para mantener en la misma la biblioteca de la firma.
En una firma pequeña los socios o el socio encargado de la misma puede supervisar en forma adecuada al personal profesional en cuanto a sus asignaciones de trabajo. Pero en una firma de 15 o más personas es necesario formular un plan concreto el cual debe ser revisado por alguna persona encargada de la administración de la oficina sobre las asignaciones que se le han hecho a los diferentes miembros de la firma. La firma debe tener una forma en la cual se notifique al personal su asignación para los próximos 15 o 30 días.
Los socios deben estar al tanto del adelanto del trabajo para cada uno de los clientes y los procedimientos que han seguido los miembros de la firma asignado a los mismos.
La forma como se controla esto es a través de los informes de tiempo quincenal o mensual que deben hacer cada uno de los miembros profesionales de la firma. Estos informes una vez revisados por el socio y comentados con el personal profesional le da idea con relación a la forma como se es manejando el trabajo de los clientes. Una vez que esto ha sido supervisado y aprobado por los socios debe pasarse a contabilidad ya que estos informes serán la base del registro para cargar el tiempo a los trabajos. No se profundiza sobre este aspecto porque será objeto de un capítulo especial.
1.4.4. Facturación a los clientes
La facturación a los clientes no debe tener ningún problema especial en las sociedades de Contadores ya que la misma ha quedado plenamente definida en la carta convenio que se envió al cliente sobre el trabajo a realizar. En esta carta se debe mencionar la forma como se irán a cobrar estos honorarios. Debido a que el departamento de contabilidad podría descuidar la parte de la facturación sería conveniente que cada socio encargado del trabajo sea quien elabore las facturas y las envíe a los clientes.
La contabilidad de la firma debe llevar un sistema apropiado para controlar los ingresos por otros conceptos diferentes a los honorarios que deben cobrarse a los clientes, tales como gastos de viaje, llamadas telefónicas, estampillas y otro tipo de gastos similares. Estos gastos inicialmente los hace la firma y obtiene su reembolso de los clientes junto con la factura de los honorarios.
En cuanto a la frecuencia de presentar las cuentas de cobro o facturas la costumbre es variable.
Normalmente, dependiendo de la importancia del monto involucrado, la presentación de las facturas pueden ser al término del compromiso o mediante cuotas parciales en la medida que avance el trabajo.
Cuando el convenio por servicios abarque un período determinado por ejemplo un año, se acostumbra enviar facturas mensualmente.
La decisión acerca de cuándo enviar las facturas y los términos de éstas, depende de circunstancias variables, tales como:
Que el cliente sea nuevo o antiguo
La cuantía de los honorarios
La situación económica del cliente
Que los servicios prestados sean eventuales o periódicos
El grado de amistad que existe con el cliente.
Cuentas Periódicas
Esta forma consiste en que la firma acuerda pasar facturas periódicas bien sea fijas o variables. Por ejemplo se arregla con el cliente que un trabajo determinado cuesta $1.000.000 y que se facturaría en cinco cuotas periódicas cada una de $200.000 en cinco meses o en cinco quincenas a partir de la fecha en que empieza el trabajo.
Cobros a Través del Tiempo Real Incurrido
Esta forma de cobro consiste en facturar periódicamente al cliente bien sea quincenal o mensualmente el costo real en que haya incurrido la firma por la prestación del servicio de acuerdo con los costos acumulados que tenga en su contabilidad.
Otras Bases
Las principales bases diferentes a las anteriores consistirían en cobrar un porcentaje determinado sobre el monto total al principio del trabajo o al iniciar el trabajo y otro porcentaje a la culminación o en otra fecha diferente.
Gastos Cobrables a los Clientes
Todos los costos directos incurridos en la prestación del servicio deben cobrarse al cliente y así debe quedar estipulado en los convenios tales como tiquetes aéreos, hoteles, viáticos, taxis etc.
manejo del tiempo
El único factor que limita la aplicación de la habilidad del profesional es el tiempo. En vista de la importancia del tiempo, el activo de trabajo más preciado de una firma, es apropiado que se constituyan controles razonables sobre su disposición.
Las facturaciones a clientes por servicios se relacionan, por lo general, con las horas requeridas para realizar tales servicios.
Con el fin de establecer una base para la factura, las horas cargadas por el personal profesional son por lo general acumuladas y valuadas a diversas tarifas estándares de facturación por hora. El total de las horas reales expresadas en términos de tarifas de facturación es luego usada como elemento principal para preparar las facturas a los clientes. Estas también proporcionan un criterio o punto de referencia con el cual se puede juzgar la rentabilidad de un trabajo en particular.
Todas las horas trabajadas deben ser cargadas, ya sea a una categoría facturable o no facturable. Este requerimiento tiene la tendencia de estimular el registro de tiempo facturable.
Es de suma importancia que el total del tiempo cargable y las categorías significativas del tiempo no cargable sean resumidas periódicamente para propósitos de información administrativa. Al hacer esto es posible lograr lo siguiente:
Aprovechar al máximo el tiempo disponible del personal
En resúmenes confiables de tiempo se puede determinar de manera más precisa los requerimientos del personal.
Se puede remunerar de manera más justa el rendimiento sobre una base objetiva.
El establecimiento de tarifas de facturación estándares sólidas
Cada empleado funcionario o socio debe anotar diariamente el tiempo gastado para cada cliente y la clase de trabajo efectuado, según el formato “Hoja de Asignación y Control de Tiempo”.
Los informes de tiempo deberán prepararse quincenalmente, en los formularios especiales que la oficina posee para tal efecto (Ver modelo adjunto). Estos informes serán entregados al departamento de contabilidad a más tardar los días quince y treinta de cada mes.
El tiempo menor de un cuarto de hora no debe cargarse al cliente. Más de un cuarto de hora pero menos de tres cuartos debe considerarse como media hora cargable al cliente. Cuando pase de tres cuartos de hora se considerará como una hora completa. Debe informarse como horas trabajadas el tiempo transcurrido entre la entrada al lugar asignado y la salida del mismo.
El sitio donde normalmente debe presentarse el empleado o funcionario para empezar a trabajar, es la oficina del cliente cuya revisión le ha sido encomendada. Así pues, cuando aquella quede a una distancia apreciable de las oficinas de la firma, el tiempo gastado en el viaje no se debe incluir como horas trabajadas; en este caso se considerará que el trabajo empieza al llegar a la oficina del cliente y termina al salir de ella. Cuando en el viaje a la oficina del cliente se gaste un tiempo fuera de lo normal, el empleado deberá dar aviso al coordinador encargado o a la oficina, para resolver lo que sea del caso.
El tiempo gastado en viajes fuera de la ciudad, y el trabajo en domingos y días feriados, deberá cargarse al cliente. Las horas extras incluidas en el informe de tiempo deberá llevar la aprobación del Administrador de la firma.
El tiempo gastado en viajar de la oficina de un cliente a la de otro deberá distribuirse razonablemente entre los dos clientes.
Los asistentes deben averiguar con el coordinador del trabajo los pormenores requeridos para la distribución del tiempo cargable al cliente. Generalmente en el informe de tiempo se relacionan no solo el nombre del cliente, sino también la clase de trabajo ejecutado. El tiempo trabajado en la oficina anotando referencias, sumas comparativas o labores similares, también deben cargarse al cliente.
1.4.5.1 Tiempo No Cargable al Cliente
El tiempo que razonablemente pueda ser atribuido a un cliente debe cargarse a éste y no relacionarse como “no cargable”. El tiempo no cargable ha de indicarse detalladamente. Los siguientes son ejemplos de tiempo no cargable:
Actividades profesionales o relacionadas con asuntos internos de la firma.
Asistencia a seminarios, curso de entrenamiento ofrecidos o autorizados por la firma.
Otras actividades autorizadas o auspiciadas por la firma.
El tiempo disponible incluirá las horas durante las cuales el empleado permanece en la oficina, sin estar asignado a trabajos de un cliente. Lógicamente, no podrá incluir horas extras, a menos que un funcionario autorizado le haya solicitado expresamente permanecer en la oficina fuera del horario reglamentario.
1.4.5.2 Trabajos en Días Festivos
La oficina dará a conocer oportunamente los días de fiesta reconocidos por la firma. A veces será necesario que el personal preste sus servicios en días de fiesta, especialmente en los meses de mucho trabajo.
Los coordinadores pueden autorizar permisos de ausencia a sus subalternos, por tiempo reducido. Sin embargo, la firma se reserva el derecho de no pagar el sueldo aun empleado cuya ausencia se prolongue por más de un día sin haber avisado a la oficina.
Si por cualquier circunstancia no se puede trabajar el horario oficial en las oficinas de un cliente por tener éste un horario corto o por haber cerrado sus oficinas en un día de fiesta no reconocido por la firma, debe darse a la oficina el aviso correspondiente. Si por las razones antes mencionadas quedare tiempo libre que no se pueda llenar con otro trabajo, en el renglón “fuera de trabajo” del informe de tiempo se indicarán las horas no trabajadas por esta causa con la anotación “cierre oficina del cliente”.
Cualquier otra clase de tiempo no cargable deberá describirse detalladamente.
1.4.5.3 Presupuesto del Tiempo
En la planeación del trabajo debe hacerse un presupuesto del tiempo necesario para su desarrollo, el cual es útil no solo como base en la estimación de los honorarios, sino para la planeación general del trabajo y para la utilización del personal que participará en el mismo
Preparación de
Los programas de trabajos son la fuente de información para la elaboración de la hoja de asignación de trabajo y control de tiempo. Esta hoja debe ser elaborada por el profesional encargado del trabajo y se debe preparar una para cada persona que intervenga en el trabajo y su contenido se explica a continuación:
El nombre del empleado se incluye en el encabezamiento de la hoja junto con el nombre del cliente y la clase de trabajo que se le practique.
La primera columna de la hoja se usa para indicar la fecha en que se ha planeado el trabajo. No se trata de la fecha calendario sino el orden de días en que se planea ejecutarlas, o sea que se pondrán números como: primer día, segundo día. tercer día etc.
En la columna de descripción se anota mediante una explicación breve, los pasos del trabajo asignados. Esta descripción por lo general cubre varios pasos del programa de trabajo. Ej.: Arqueo de fondos; confirmaciones bancarias; confirmaciones de cuentas por cobrar; observación de inventarios etc.
La columna de pasos del programa se usa para referenciar los pasos del programa de trabajo resumidos en la columna anterior.
La columna tiempo estimado, es para indicar el tiempo que se asigna para completar los pasos del programa. Esta asignación detallada de tiempo debe ser hecha por el profesional responsable.
La fecha en que se ejecuta el trabajo se anota en los encabezamientos de la columnas restantes y el tiempo realmente empleado en completar los pasos del programa se anota bajo la fecha apropiada, en la línea correspondiente.
El total real será la sumatoria de las horas trabajadas cada día en los diferentes programas.
La siguiente columna se usa para mostrar la variación, ya sea demás o menos entre el tiempo estimado y el tiempo real. Desde luego esta columna se debe llenar cuando se vayan completando los pasos del programa.
Usos de las Hojas de Asignación de Trabajo y Control de Tiempo.
Al comenzar el trabajo el encargado entregará a cada una de las personas que intervendrán en dicho trabajo, una copia de su hoja de asignación. El encargado debe explicar a los ayudantes la función de las hojas.
Al finalizar cada día de trabajo cada persona debe llenar en su hoja las horas reales empleadas en los pasos ejecutados, debiendo sacar para los pasos terminados en este día la diferencia entre el tiempo real y el tiempo estimado.
Como el objetivo principal de esta hoja es señalar los procedimientos del trabajo en el orden más lógico de su ejecución, el trabajo debe ejecutarse, hasta donde sea posible, en el orden planeado.
Al prepararse las hojas de asignación deben dejarse espacios entre un día y otro para posibles cambios o adiciones en el programa. Este procedimiento permite agregar pasos del programa de trabajo no incluidos inicialmente en el programa general y hacer otros cambios necesarios tales como reasignaciones de una persona en lugar de otra, etc.
Cuando se requieran procedimientos de trabajo adicionales que no se planearon inicialmente, estos pasos se deben incluir en los programas de trabajo puesto que, como se indicó anteriormente, los programas son las fuentes de elaboración de las “hojas de asignación de trabajo y control de tiempo”.
Determinación y cobro de honorarios
Los honorarios son la compensación por los servicios profesionales que presta Auditor. Los honorarios son uno de los factores que inciden en la continuidad de los servicios a los clientes; generalmente un cliente continúa usando los servicios de un Auditor si los honorarios son equitativos.
Si bien es cierto que unos honorarios altos pueden estar compensados por los servicios eficientes que se prestan a los clientes, en gran número de casos los honorarios son un factor decisivo en los clientes para contratar o no a su Auditor o firma de Auditores. Al Auditor no le resulta fácil la determinación de sus honorarios como ocurre con otros profesionales; por ejemplo, los médicos que pueden establecer sumas fijas por cada visita de sus pacientes o los abogados que pueden establecer sumas fijas por la preparación de un testamento sencillo, de un contrato o de una escritura de constitución. Por lo general Auditor no tiene dos trabajos iguales o con tal semejanza que pudiera tener una tarifa para este tipo de trabajo; se exceptúan casos como la elaboración de una declaración de renta sencilla para personas naturales.
En la mayoría de los casos, el Auditor cobra sus honorarios de acuerdo con el tiempo que emplee en el trabajo requerido. También un factor importante en la determinación de los honorarios Auditor son las normas de ética que le rigen y le marcan la pauta sobre su actuación en este sentido. Estas normas de ética establecen que:
En ningún caso el monto de los honorarios podrá depender del resultado que se obtenga del trabajo realizado por Auditor. Puede haber excepción a esta regla en las asesorías tributarias.
Ningún Auditor podrá aceptar participaciones, cobrar comisiones o corretajes sobre honorarios que en el ejercicio de la profesión correspondan a otro Auditor , salvo el caso en que haya actuado conjuntamente en su ejecución y en tal evento no podrá percibir sino la parte proporcional que le corresponda.
El tiempo que el personal dedica a cada trabajo es un factor importante para la determinación de los honorarios, pero también se toman en cuenta otros factores.
1.4.6.1 Factores
Los siguientes factores deben tomarse en consideración al determinar los honorarios:
Tiempo del personal dedicado al trabajo.
Dificultad técnica del trabajo y grado de responsabilidad asumida.
Experiencia y habilidad profesional o de la firma.
Grado de supervisión mínimo que requiere el trabajo.
Características del medio en que se realiza la actividad.
Costo del personal y costos indirectos que deben absorberse.
Clasificacion
Por otro lado, existen diversos tipos de honorarios que pueden clasificarse, como sigue:
Honorarios por trabajos específicos
Por día
Fijos
Contingentes
Por contrato con base en un monto.
Presupuestos que establecen cantidades mínimas y máximas.
1.4.6.2.1 HONORARIOS POR TRABAJOS ESPECIFICOS
Se toma como base el tiempo que realmente se dedica al trabajo. La tasa diaria o por hora varía de acuerdo con la categoría del personal empleado.
Hay dos métodos generales para determinar los honorarios por día. Uno de ellos consiste en calcular o fijar una cuota o sueldo promedio, por hora o por día (basado en tiempo productivo) para cada clase o categoría del personal, incluyendo a los socios; aumentar en cada clasificación, un factor o cuota por gastos indirectos y otro factor por concepto de utilidad; la cuota o tasa de cobro así obtenida para cada clasificación, multiplicada por el número de horas o días trabajados por las personas correspondientes, da el total por clase de personal y la suma del total de todas las clasificaciones producirá el total de los honorarios a cobrar.
El segundo método requiere que la cuota efectiva de sueldo (basada en el tiempo productivo) sea calculada para cada empleado ocupado en el trabajo y se agrega a cada cuota individual una parte de gastos indirectos y para otra utilidad. Como las cuotas de sueldos determinados por este procedimiento se refieren sólo a empleados, debe tomarse también una provisión razonable para compensación de socios.
Esta es la forma más conveniente aunque no es la más frecuente en la que la firma cobra sus servicios; para ello la sociedad tiene dividido su personal en diferentes categorías y a cada una de las categorías les asigna una tarifa por horas o por días. Para cada uno de los trabajos que la firma piense realizar le hace un presupuesto del tiempo estimado y con esa base se discute con el cliente las cifras aproximadas que van a costar los servicios. Se establece con el cliente de que el tiempo que se va a facturar es el tiempo real que empleen los diferentes miembros de la firma o del personal profesional. La firma en la determinación de estas tarifas tiene en cuenta todos los costos y gastos y prestaciones sociales de su personal profesional por lo que debe hacer un presupuesto de gastos como cualquier compañía dedicada a otra actividad.
Este sistema de fijar los honorarios tiene la gran ventaja para la firma de que nunca va a tener que asumir costos adicionales por un presupuesto que resultó desviado con relación al tiempo real incurrido. También puede tener como ventaja para el cliente de que con una buena colaboración del personal suyo pudiera reducir el tiempo presupuestado por la firma y por lo tanto pagar menor valor. Otra ventaja es que el cliente tiene la oportunidad de controlar el tiempo que estén empleado los miembros de la firma en el desarrollo de su trabajo. Como desventaja se le pudiera anotar que puede suceder que los miembros de la firma no trabajen con la eficiencia requerida debido a que están conscientes que van a recibir todo el costo del tiempo en que se vaya a incurrir.
Es la cantidad que se cobra por un trabajo completo en contraste con los honorarios por hora o por día. Cuando se adopta este tipo de honorarios, la cantidad es acordada con el cliente con anticipación a la ejecución del trabajo.
Las ventajas de los honorarios fijos son: que permiten al cliente saber de antemano el costo del trabajo; que el cliente puede relacionarlos más directamente con la calidad de los servicios que con el tiempo empleado, y que están en consonancia con la actitud profesional.
Este tipo de honorarios se ajusta al caso en que el cliente quiere con anticipación saber el monto que deba pagar por los servicios que la sociedad de Auditores le va a prestar. Desea una suma determinada con el objeto de no esperar ningún recargo adicional. Normalmente el cliente desea saber anticipadamente cuanto tendrá que pagar. Sin embargo esto no quiere decir que el cliente vaya a fijar un monto arbitrario de honorados; es la sociedad de Auditores quien de acuerdo con sus tarifas y el tiempo empleado va a asignar un valor determinado a sus honorarios corriendo con el riesgo de que en el evento de que su tiempo sea mayor que el presupuestado tendrá que asumir esta carga adicional pues al cliente se le han estipulado honorarios fijos. Por otra parte, si la firma el despacho emplea menos tiempo que el presupuestado esa utilidad adicional digámoslo así será en su beneficio. Una mayoría de clientes desea este tipo de honorarios porque entre otras ventajas tienen la de que el cliente puede incluir en su presupuesto una suma que no va a estar sujeta a cambios posteriores. Sin embargo, para el Auditor o la firma puede tener desventajas en el sentido de que el tiempo adicional que se incurra por problemas que se presenten dentro del trabajo, que no es responsabilidad de la firma, tendrá que asumirse.
Son aquellos que se pagarán únicamente en el caso de que ocurra determinado acontecimiento; puede consistir en una cantidad fija o en un tanto por ciento sobre las cantidades que el cliente espera recibir, como resultado del trabajo Del Auditor.
Los honorarios contingentes son permitidos solamente cuando se trate de asuntos relativos a impuestos y deben estar sujetos a:
Las reglas de ética profesional.
Las disposiciones de los organismos gubernamentales o profesionales correspondientes.
Generalmente Auditor no estipula esta clase de honorarios, pero para algún tipo de trabajo en el cual el cliente lo requiera, puede que Auditor acepte cobrar una suma que guarde relación con lo que suceda en el futuro. Se presenta más a menudo este caso en los reclamos para el impuesto sobre la renta, en el que la compañía ha recibido una sanción o impuestos adicionales no estipulados y en el que Auditor corre el riesgo de no cobrar nada si el fallo es en contra de la compañía y en cobrar un monto determinado o porcentaje sobre el fallo si es a favor. En principio este sistema se opone a nuestro Código de Etica, pero se explica acá porque en la práctica se encuentra este tipo de arreglo sobre todo en los casos en que dentro de la sociedad de Auditores hayan empleados diferentes de Auditores Públicos, como son los abogados o administradores de empresas.
1.4.6.2.2 CONTRATOS CON BASE EN UN MONTO
Es un honorario pagado por todos los servicios, de cualquier naturaleza que se haga o por servicios específicos prestados durante un período determinando. Los contratos son generalmente sobre la base anual, con mensualidades iguales vencidas, independientemente de los servicios realmente prestados en cada mes.
1.4.6.2.3 PRESUPUESTOS QUE ESTABLECEN CANTIDADES MÍNIMAS Y MAXIMAS
Mediante este procedimiento Auditor hace su presupuesto de manera normal y en la forma indicada anteriormente pero fija montos máximos y montos mínimos en la ejecución del trabajo. Por ejemplo el presupuesto del Auditor Público pudiera ser $1.000.000; sin embargo, el cliente puede exigir que va a pagar el tiempo real incurrido por Auditor en la prestación del servicio pero que de ninguna manera pagaría más de $1.100.000. A su vez Auditor puede decirle al cliente que le va a cobrar el tiempo incurrido en el trabajo pero nunca le facturaría menos de $900.000. Con este sistema tanto Auditor como el cliente están asumiendo un riesgo en cuanto a los valores máximos o mínimos que se deben pagar y por lo tanto puede ser un sistema que elimine en parte las ventajas y desventajas de los métodos anteriores.
1.4.6.3 Convenio sobre honorarios
Es aconsejable tener por escrito las condiciones esenciales de los convenios discutidos o en proyecto. Estos documentos deben expresar, clara y totalmente, los servicios acordados, el lugar donde serán ejecutados y el monto base de la compensación.
En todos los convenios relativos a servicios que deban prestarse en que se especifique la cuantía y método de compensación, debe incluir un cláusula específica sobre ajustes o variación del monto de los honorarios, en el evento de que ocurran circunstancias que afecten la duración del trabajo, el alcance o la naturaleza de los servicios y otras circunstancias como, por ejemplo, ajustes derivados por efectos de la inflación.
Además, cuando los convenios por servicios no contengan alguna cláusula sobre servicios adicionales o sobre cambios en el alcance de aquellos, y sean susceptibles de arreglos especiales futuros, y se presente y acepten sugerencias respecto a servicios de esa naturaleza, tales sugerencias irán siempre acompañadas de la referencia al hecho de que estarán sujetas a convenios por separado y a una compensación adicional.
En resumen la carta propuesta o carta convenio debe incluir la clase de trabajo que se le va a efectuar al cliente, el tipo de informe que se va a emitir, el monto de los honorarios, el reembolso de los gastos que se incurran y la responsabilidad que está asumiendo la firma por el trabajo. Todos estos aspectos son muy importantes y es lo que hace que la firma tenga un respaldo escrito sobre el convenio que tiene firmado con el cliente con relación a sus servicios. Esta carta convenio se debe enviar antes de iniciar el trabajo y se debe exigir a la compañía que confirme los términos de la misma.
La organización y el buen manejo del archivo de la oficina facilita enormemente la localización oportuna y sin pérdida de tiempo de lo que se busca.
lal firma maneja un gran número de papeles de trabajo ya que es la materia prima o evidencia de cada uno de los trabajos. Debe haber un archivo especial para estos papeles de trabajo los cuales se podrían archivar bien sea por orden alfabético o mediante la asignación de un número a cada uno de los clientes a los que se les hace trabajo normalmente. En el archivo se debe tener en cuenta que es necesario y aconsejable conservar papeles de trabajo por varios años anteriores, los cuales deben segregarse de los papeles de trabajo del año corriente en el cual se está efectuando el trabajo al cliente.
Algunas firmas de contadores siguen la práctica de enviar su archivo inactivo a bodegas alquiladas a costos bajos para ahorrar espacio en las oficinas.
Otra parte importante del archivo es la relacionada con los informes y correspondencia. Los archivos para este tipo de información deben estar segregados de los papeles de trabajo. Igual que los papeles de trabajo, los informes de clientes anteriores o a los cuales no estamos haciéndole trabajos se enviarán al archivo inactivo de que se habló anteriormente.
La firma recibe un gran número de correspondencia relacionado con los trabajos que está efectuando, por lo tanto se requiere que se tenga un espacio especial para esta correspondencia en el cual se debe archivar provisionalmente ya que su destino final van a ser los papeles de trabajo. Se le debe asignar a una persona el manejo de esta correspondencia y su inclusión en el archivo respectivo; y el personal profesional al momento de iniciar su trabajo, debe revisar estos archivos a efecto de incluir la información que se encuentra en los correspondiente papeles de trabajo.
La firma también debe tener un archivo especial de informes o casos para que le sirva de base al personal profesional en la elaboración de su s informes. Además del manual de procedimientos con las pautas que se deben seguir en la elaboración de sus informes, se debe mantener una biblioteca o archivo de casos que sirven de consulta en la elaboración de los informes. Estos archivos de caso consisten en una historia de problemas importantes donde se indica la solución que se le dio al mismo y por qué se optó por esa solución. Este tipo de archivo es una gran fuente de consulta para los miembros de la firma cuando tengan casos similares.
Estos archivos de casos o bien podrían guardarse en sitios especiales por tener información confidencial o formar parte de la biblioteca de la firma si esta biblioteca está disponible únicamente a los miembros de la firma.
Cada socio debe tener en su oficina particular un archivo de la correspondencia principal que se ha tenido con los clientes y el material o correspondencia de tipo confidencial. Con frecuencia los clientes suministran material confidencial que no desean que sea conocido por todos los miembros de la firma y por lo tanto no debe incluirse en los papeles de trabajo normales. Este tipo de correspondencia debe ser manejada bajo al dirección del socio y mediante archivos confidenciales del cliente.
TALLER DE APLICACION No 1
1. Realice un cuadro comparativo hallando ventajas y desventajas de la constitucion de los diferentes tipos de sociedades y analiza cual crees que sea la mas adecuada.
2. Consulta cuales son los requisitos que deben de tener las firmas de auditoría para poder constituirse y cuáles son los derechos a cancelar ante los diferentes entes de control de la profesión (anexa los datos bibliográficos de consulta)